rapprochement bancaire

Aperçu du rapprochement bancaire

Un rapprochement bancaire est le processus de rapprochement des soldes dans les registres comptables d'une entité pour un compte de trésorerie avec les informations correspondantes sur un relevé bancaire. Le but de ce processus est de déterminer les différences entre les deux et d'enregistrer les modifications des registres comptables, le cas échéant. Les informations figurant sur le relevé bancaire sont le relevé bancaire de toutes les transactions ayant eu un impact sur le compte bancaire de l'entité au cours du mois dernier.

Un rapprochement bancaire doit être effectué à intervalles réguliers pour tous les comptes bancaires, afin de garantir l'exactitude des registres de trésorerie d'une entreprise. Sinon, il peut constater que les soldes de trésorerie sont beaucoup plus faibles que prévu, entraînant des chèques sans provision ou des frais de découvert. Un rapprochement bancaire permettra également de détecter certains types de fraude après coup; ces informations peuvent être utilisées pour concevoir de meilleurs contrôles sur la réception et le paiement des espèces.

S'il y a si peu d'activité dans un compte bancaire qu'il n'est vraiment pas nécessaire de procéder à un rapprochement bancaire périodique, vous devriez vous demander pourquoi le compte existe même. Il peut être préférable de clôturer le compte et de transférer les fonds résiduels dans un compte plus actif. Ce faisant, il peut être plus facile d'investir les fonds résiduels, ainsi que de surveiller l'état de l'investissement.

Au minimum, effectuez un rapprochement bancaire peu de temps après la fin de chaque mois, lorsque la banque envoie à l'entreprise un relevé bancaire contenant le solde de trésorerie initial de la banque, les transactions au cours du mois et le solde de trésorerie de fin. Il est encore préférable d'effectuer un rapprochement bancaire tous les jours, sur la base des informations mensuelles de la banque, qui devraient être accessibles sur le site Web de la banque. En effectuant un rapprochement bancaire tous les jours, vous pouvez détecter et corriger immédiatement les problèmes. En particulier, un rapprochement quotidien mettra en évidence tous les débits ACH du compte que vous n'avez pas autorisé; vous pouvez ensuite installer un blocage de débit sur le compte pour éviter que ces débits ACH ne soient utilisés pour retirer des fonds du compte sans votre autorisation.

Il est extrêmement improbable que le solde de trésorerie final d'une entreprise et le solde de trésorerie final de la banque soient identiques, car il y a probablement plusieurs paiements et dépôts en transit à tout moment, ainsi que des frais de service bancaire (pour l'acceptation des chèques, l'enregistrement des dépôts, etc. suite), des pénalités (généralement pour découverts) et des dépôts de fonds insuffisants que l'entreprise n'a pas encore enregistrés.

Le flux de processus essentiel pour un rapprochement bancaire consiste à commencer par le solde de trésorerie final de la banque, à y ajouter tous les dépôts en transit de la société à la banque, à soustraire tous les chèques qui n'ont pas encore été compensés par la banque, et soit ajouter ou déduire tout autre. articles. Ensuite, accédez au solde de trésorerie de fin de l'entreprise et déduisez-en les frais de service bancaire, les chèques sans provision et les pénalités, et ajoutez-y tout intérêt gagné. À la fin de ce processus, le solde bancaire ajusté doit être égal au solde de trésorerie ajusté de clôture de l'entreprise.

Terminologie du rapprochement bancaire

Les principaux termes à prendre en compte lors du traitement d'un rapprochement bancaire sont:

  • Dépôt en transit . Espèces et / ou chèques qui ont été reçus et enregistrés par une entité, mais qui n'ont pas encore été enregistrés dans les registres de la banque où l'entité dépose les fonds. Si cela se produit à la fin du mois, le dépôt n'apparaîtra pas sur le relevé bancaire et devient ainsi un élément de rapprochement dans le rapprochement bancaire. Un dépôt en transit se produit lorsqu'un dépôt arrive à la banque trop tard pour être enregistré ce jour-là, ou si l'entité envoie le dépôt à la banque (auquel cas un envoi postal de plusieurs jours peut entraîner un retard), ou l'entité n'a pas encore envoyé le dépôt à la banque du tout.

  • Chèque exceptionnel . Un chèque de paiement qui a été enregistré par l'entité émettrice, mais qui n'a pas encore apuré son compte bancaire en déduction de la trésorerie. S'il n'a pas encore compensé la banque à la fin du mois, il n'apparaît pas sur le relevé bancaire de fin de mois, de même qu'un élément de rapprochement dans le rapprochement bancaire de fin de mois.

  • Vérification NSF . Un chèque qui n'a pas été honoré par la banque de l'entité émettrice du chèque, au motif que le compte bancaire de l'entité ne contient pas suffisamment de fonds. NSF est un acronyme pour «fonds insuffisants». L'entité qui tente d'encaisser un chèque sans provision peut se voir facturer des frais de traitement par sa banque. L'entité qui émet un chèque sans provision sera certainement facturée par sa banque.

Procédure de rapprochement bancaire

La procédure de rapprochement bancaire suivante suppose que vous créez le rapprochement bancaire dans un progiciel de comptabilité, ce qui facilite le processus de rapprochement:

  1. Entrez dans le module logiciel de rapprochement bancaire. Une liste des chèques non compensés et des dépôts non compensés apparaîtra.

  2. Cochez dans le module de rapprochement bancaire tous les chèques figurant sur le relevé bancaire comme ayant été compensés par la banque.

  3. Cochez dans le module de rapprochement bancaire tous les dépôts répertoriés sur le relevé bancaire comme ayant été compensés par la banque.

  4. Saisissez comme dépenses tous les frais bancaires apparaissant sur le relevé bancaire et qui n'ont pas déjà été enregistrés dans les registres de l'entreprise.

  5. Saisissez le solde de clôture sur le relevé bancaire. Si les soldes comptables et bancaires correspondent, enregistrez toutes les modifications enregistrées dans le rapprochement bancaire et fermez le module. Si les soldes ne correspondent pas, continuez à examiner le rapprochement bancaire pour d'autres éléments de rapprochement. Recherchez les éléments suivants:

  • Chèques enregistrés dans les registres bancaires à un montant différent de celui enregistré dans les registres de l'entreprise.

  • Dépôts enregistrés dans les registres bancaires à un montant différent de ce qui est enregistré dans les registres de l'entreprise.

  • Chèques enregistrés dans les registres bancaires qui ne sont pas du tout enregistrés dans les registres de l'entreprise.

  • Dépôts enregistrés dans les registres bancaires qui ne sont pas du tout enregistrés dans les registres de l'entreprise.

  • Virements électroniques entrants desquels des frais de levée ont été prélevés.

Problèmes de rapprochement bancaire

Il existe plusieurs problèmes qui surviennent continuellement dans le cadre du rapprochement bancaire et dont vous devez être conscient. Elles sont:

  • Chèques non compensés qui ne sont toujours pas présentés . Il restera un nombre résiduel de chèques qui ne seront pas présentés à la banque pour paiement pendant une longue période ou qui ne seront jamais présentés au paiement. À court terme, vous devez les traiter de la même manière que tous les autres chèques non compensés - il suffit de les conserver dans la liste des chèques non compensés de votre logiciel de comptabilité, afin qu'ils soient un élément de rapprochement continu. À long terme, vous devriez contacter le bénéficiaire pour voir s'il a déjà reçu le chèque; vous devrez probablement annuler l'ancien chèque et en émettre un nouveau.

  • Les chèques compensent la banque après avoir été annulés . Comme indiqué dans le numéro spécial précédent, si un chèque reste non compensé pendant une longue période, vous annulerez probablement l'ancien chèque et émettrez un chèque de remplacement. Mais que se passe-t-il si le bénéficiaire encaisse ensuite le chèque original? Si vous l'avez annulé auprès de la banque, la banque doit rejeter le chèque lors de sa présentation. Si vous ne l'avez pas annulé auprès de la banque, vous devez enregistrer le chèque avec un crédit sur le compte de caisse et un débit pour indiquer la raison du paiement (comme un compte de dépenses, une augmentation d'un compte de caisse ou une diminution de un compte de passif). Si le bénéficiaire n'a pas encore encaissé le chèque de remplacement, vous devez l'annuler immédiatement auprès de la banque pour éviter un double paiement. Sinon, vous devrez poursuivre le remboursement du second chèque auprès du bénéficiaire.

  • Les chèques déposés sont retournés . Il y a des cas où la banque refuse de déposer un chèque, généralement parce qu'il est tiré sur un compte bancaire situé dans un autre pays. Dans ce cas, vous devez contrepasser l'écriture d'origine liée à ce dépôt, qui sera un crédit sur le compte de trésorerie pour réduire le solde de trésorerie, avec un débit correspondant (augmentation) dans le compte des débiteurs.

Une autre possibilité qui peut poser problème est que les dates couvertes par le relevé bancaire ont changé, de sorte que certains éléments sont inclus ou exclus. Cette situation ne devrait se produire que si un membre de l'entreprise a demandé à la banque de modifier la date de clôture du compte bancaire de l'entreprise.

Exemple de rapprochement bancaire

ABC International ferme ses livres pour le mois terminé le 30 avril. Le contrôleur d'ABC doit préparer un rapprochement bancaire en fonction des problèmes suivants:

  1. Le relevé bancaire contient un solde bancaire de clôture de 320 000 $.

  2. Le relevé bancaire contient des frais d'impression de 200 $ pour les nouveaux chèques commandés par l'entreprise.

  3. Le relevé bancaire contient des frais de service de 150 $ pour l'exploitation du compte bancaire.

  4. Le relevé bancaire rejette un dépôt de 500 $ en raison de fonds insuffisants et facture à la société des frais de 10 $ associés au rejet.

  5. Le relevé bancaire contient des intérêts créditeurs de 30 $.

  6. ABC a émis 80 000 $ de chèques qui n'ont pas encore été compensés par la banque.

  7. ABC a déposé 25 000 $ de chèques à la fin du mois qui n'ont pas été déposés à temps pour apparaître sur le relevé bancaire.

Le contrôleur crée la réconciliation suivante:

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