Comptabilité des dépenses payées d'avance
Définition des dépenses payées d'avance
Une dépense payée d'avance est une dépense payée au cours d'une période comptable, mais pour laquelle l'actif sous-jacent ne sera pas consommé avant une période future. Lorsque l'actif est finalement consommé, il est imputé aux dépenses. S'il est consommé sur plusieurs périodes, il peut y avoir une série de charges correspondantes à charge.
Une dépense prépayée est inscrite au bilan d'une organisation en tant qu'actif courant jusqu'à ce qu'elle soit consommée. La raison de la désignation d'actif actuelle est que la plupart des actifs prépayés sont consommés dans les quelques mois suivant leur enregistrement initial. Si une dépense payée d'avance était susceptible de ne pas être consommée au cours de l'année suivante, elle serait plutôt classée au bilan comme un actif à long terme (une rareté).
Un exemple de dépense payée d'avance est l'assurance, qui est souvent payée à l'avance pour plusieurs périodes futures; une entité enregistre initialement cette dépense comme une charge payée d'avance (un actif), puis la charge en charges sur la période d'utilisation. Le loyer prépayé est un autre élément couramment trouvé dans le compte de dépenses prépayées.
Les dépenses sont enregistrées en charges payées d'avance afin de mieux faire correspondre leur comptabilisation en charges aux périodes au cours desquelles elles sont effectivement consommées. Si une entreprise n'utilisait pas le concept des préaides, ses actifs seraient quelque peu sous-estimés à court terme, tout comme leurs bénéfices. Le concept des préaides n'est pas utilisé selon la comptabilité de caisse, qui est couramment utilisée par les petites organisations.
Comptabilité des prépaiements
La comptabilisation de base d'une dépense payée d'avance suit ces étapes:
Lors de l'enregistrement initial d'une facture fournisseur dans le système comptable, vérifiez que l'article répond aux critères de l'entreprise pour une dépense prépayée (actif).
Si l'article répond aux critères de l'entreprise, imputez-le au compte de dépenses prépayées. Sinon, imputez le montant facturé aux dépenses de la période en cours.
Enregistrez le montant des dépenses dans la feuille de calcul de rapprochement des dépenses payées d'avance.
À la fin de la période comptable, établissez le nombre de périodes sur lesquelles l'élément sera amorti et saisissez ces informations dans le tableur de rapprochement. Cette entrée doit inclure le montant d'amortissement linéaire qui sera facturé pour chacune des périodes applicables.
À la fin de la période comptable, créez une écriture d'ajustement qui amortit le montant prédéterminé sur le compte de dépenses le plus pertinent.
Une fois tous les amortissements terminés, vérifiez que le total de la feuille de calcul correspond au solde total du compte de dépenses prépayées. Sinon, conciliez les deux et ajustez si nécessaire.
Une bonne pratique consiste à ne pas enregistrer les petites dépenses dans le compte de dépenses prépayées, car il faut trop d'efforts pour les suivre au fil du temps. Au lieu de cela, imputez ces plus petits montants aux dépenses au fur et à mesure qu'ils sont engagés. Pour étendre davantage ce concept, pensez à imputer les soldes restants aux charges une fois qu'ils ont été amortis jusqu'à un certain niveau minimum. Ces deux actions devraient être régies par une politique comptable formelle qui énonce le seuil à partir duquel les dépenses payées d'avance doivent être imputées aux dépenses.
Exemple de frais payés d'avance
Une entreprise paie 60 000 $ à l'avance pour l'assurance responsabilité des administrateurs et dirigeants pour l'année à venir. L'écriture de journal est:
