Comment convertir la comptabilité de caisse en comptabilité d'exercice
Selon la comptabilité de caisse, les transactions commerciales ne sont enregistrées que lorsque les liquidités y relatives sont émises ou reçues. Ainsi, vous enregistrez une vente selon la comptabilité de caisse lorsque l'organisation reçoit des espèces de ses clients, et non lorsqu'elle leur émet des factures. La comptabilité de caisse est couramment utilisée dans les petites entreprises, car elle ne nécessite qu'une expertise comptable limitée. Cependant, il peut être nécessaire de passer à la comptabilité d'exercice, peut-être pour faire vérifier les livres de l'entreprise en vue de sa vente, ou pour entrer en bourse ou pour obtenir un prêt. La comptabilité d'exercice est utilisée pour enregistrer les revenus et les dépenses dans la période où ils sont gagnés, quels que soient les flux de trésorerie réels. Pour passer de la comptabilité de caisse à la comptabilité d'exercice, procédez comme suit:
Ajoutez les dépenses à payer . Rajoutez toutes les dépenses pour lesquelles l'entreprise a reçu un avantage mais n'a pas encore payé le fournisseur ou l'employé. Cela signifie que vous devez accumuler pour pratiquement tous les types de dépenses, telles que les salaires gagnés mais non payés, les matériaux directs reçus mais non payés, les fournitures de bureau reçues mais non payées, etc.
Soustrayez les paiements en espèces . Soustrayez les dépenses de trésorerie engagées pour les dépenses qui auraient dû être enregistrées au cours de la période comptable précédente. Cela signifie également réduire le solde d'ouverture des bénéfices non répartis, incorporant ainsi ces dépenses à la période précédente.
Ajoutez les dépenses prépayées . Certains paiements en espèces peuvent concerner des actifs qui n'ont pas encore été consommés, comme les dépôts de loyer. Passez en revue les dépenses effectuées au cours de la période comptable pour voir s'il y a des dépenses payées d'avance et transférez la partie inutilisée de ces éléments dans un compte d'actif. Si vous choisissez de faire de même pour les dépenses effectuées au cours des périodes précédentes, ajustez le solde d'ouverture des bénéfices non répartis pour supprimer les dépenses qui sont maintenant transférées dans un compte d'actif de dépenses payées d'avance.
Ajoutez des comptes clients . Enregistrez les comptes clients et les ventes pour toutes les factures émises aux clients et pour lesquelles aucun argent n'a encore été reçu de leur part.
Soustrayez les encaissements . Certaines ventes provenant d'une période antérieure peuvent avoir été enregistrées au cours de la période comptable en cours sur la base de l'encaissement d'espèces au cours de cette période. Si tel est le cas, annulez la transaction de vente et enregistrez-la à la place comme une vente et un compte à recevoir au cours de la période précédente. Cela nécessitera un ajustement du compte d'ouverture des bénéfices non répartis.
Soustrayez les paiements anticipés des clients . Les clients peuvent avoir payé à l'avance leurs commandes, qui auraient été enregistrées comme des ventes selon la comptabilité de caisse. Enregistrez-les en tant que passifs à court terme jusqu'à ce que la société ait expédié les produits connexes ou fourni les services indiqués.
La conversion de la comptabilité de caisse en comptabilité d'exercice peut être une tâche difficile, car tout logiciel de comptabilité configuré pour la comptabilité de caisse n'est pas conçu pour gérer la comptabilité d'exercice. Cela signifie que tous les ajustements de conversion doivent être effectués manuellement, avec des écritures de journal. Il peut être plus facile de gérer la conversion sur une feuille de calcul séparée et de ne jamais l'inclure dans les registres comptables formels.
Il est fort possible que certaines transactions soient manquées lors de la conversion de la comptabilité de caisse à la comptabilité d'exercice. Malheureusement, la seule façon d'être certain d'une conversion complète et exacte est d'examiner toutes les transactions comptables au cours de l'année en cours de conversion, ainsi qu'au dernier trimestre de l'année précédente. Ainsi, la conversion est à la fois intensive en main-d'œuvre et coûteuse.
De plus, un jeu très complet de documents comptables est nécessaire pour passer de la comptabilité de caisse à la comptabilité d'exercice. Puisqu'une entreprise déjà sur la base de la comptabilité de caisse est probablement une petite entreprise avec moins de financement pour un comptable ou un contrôleur à plein temps, il est fort possible que les registres comptables soient dans un état de désarroi suffisant pour que la conversion ne puisse pas être effectuée dans un manière fiable.
