Comment recouvrer les comptes clients
Le recouvrement des comptes débiteurs est vital, car il fournit les liquidités nécessaires pour soutenir les opérations de l'entreprise. Le recouvrement des comptes clients n'est pas seulement la tâche du service des recouvrements. Au lieu de cela, cela nécessite un effort à l'échelle de l'entreprise, car le recouvrement peut être amélioré avant qu'une facture ne soit émise aux clients. Considérez les étapes suivantes pour recouvrer les comptes clients:
Résolution des problèmes internes
Une bonne partie de toutes les factures des clients ne sont pas payées parce que les clients ne sont pas satisfaits des biens ou des services qu'ils ont reçus. Ce n'est pas la faute du service des collections. Au lieu de cela, l'équipe de direction doit être impliquée dans le suivi de chaque problème signalé par les clients, comme les produits défectueux, le service inadéquat, les marchandises endommagées, les articles expédiés incorrects, etc. Dans de nombreux cas, les processus internes à l'origine de ces problèmes le feront à nouveau jusqu'à ce que des mesures correctives soient prises. En bref, il doit y avoir une boucle de rétroaction active qui renvoie les plaintes des clients à un groupe de gestion principal pour une résolution continue des problèmes.
Gestion des collections
Toute personne impliquée dans les collections doit avoir le temps et les ressources nécessaires pour s'engager dans des collections de manière efficace. Les éléments suivants peuvent contribuer à améliorer l'efficacité du service:
Publication . Affichage immédiat de l'argent liquide, de sorte que le personnel de recouvrement n'appelle pas les clients au sujet des factures qu'ils ont déjà payées.
Base de données . Un système de collecte informatisé qui suit les promesses des clients, compose automatiquement les numéros des clients, envoie automatiquement les factures par e-mail, etc. Cela augmente considérablement l'efficacité du personnel des collections.
Soutien du personnel . Un personnel administratif qui éloigne toutes les distractions inutiles du personnel des collections.
Planification du personnel . Planification du travail qui empêche le personnel de recouvrement d'être impliqué dans toute activité autre que les collectes pendant les heures de pointe.
Techniques de collecte
Il existe une variété de techniques standard utilisées pour contacter les clients et en extraire des promesses de paiement. Voici un échantillon des méthodes les plus courantes:
Envoyez des lettres ou des e-mails de relance lorsqu'il apparaît que les clients ont besoin d'un rappel légèrement rédigé. Certaines entreprises utilisent une série de ces communications, chacune avec un libellé de plus en plus strident.
Divisez les comptes débiteurs en souffrance en groupes, les factures les plus élevées recevant l'attention la plus continue. Ce faisant, l'attention se concentre sur la collecte des quelques factures qui constituent l'essentiel des créances en souffrance.
Impliquez le personnel de vente dans l'effort de collecte pour les tâches de collecte plus importantes ou plus difficiles, où leurs relations avec les clients peuvent être utiles.
Offrir de reprendre les marchandises pour lesquelles il est évident que le paiement ne sera pas reçu.
Impliquez un cabinet d'avocats dans les collections. L'émission d'avis sur le papier à en-tête du cabinet d'avocats peut donner l'impression que l'entreprise est sur le point d'intenter une action en justice contre le client.
Déposer une réclamation contre le client devant le tribunal des petites créances.
