Journaliser
La journalisation est le processus d'enregistrement d'une transaction commerciale dans les registres comptables. Cette activité s'applique uniquement au système de comptabilité en partie double. Les étapes de la journalisation sont les suivantes:
Examinez chaque transaction commerciale pour déterminer la nature de la transaction. Par exemple, la réception d'une facture fournisseur signifie qu'une obligation a été contractée. Ou, jeter un inventaire obsolète signifie que l'actif d'inventaire sera réduit.
Déterminez quels comptes seront affectés. Cela nécessite l'identification des comptes du grand livre qui seront modifiés à la suite de la transaction. Par exemple, l'enregistrement d'une facture fournisseur pourrait signifier que le compte de dépenses des fournitures de bureau sera augmenté, ainsi que le compte des comptes fournisseurs de compensation.
Préparez une entrée de journal. Cela implique non seulement de saisir la transaction dans le système comptable, mais aussi de la documenter suffisamment pour que quelqu'un qui examine l'écriture plus tard comprenne pourquoi elle a été créée. Idéalement, l'écriture doit noter les comptes impactés, les débits et crédits saisis, un numéro d'écriture de journal et un commentaire narratif.
La journalisation peut entraîner des écritures dans le grand livre général ou dans les livres auxiliaires. Une écriture est effectuée dans un grand livre auxiliaire lorsqu'il s'agit d'une transaction à volume élevé que la direction a décidé de résumer séparément du grand livre général.
À titre d'exemple du processus de journalisation, ABC International vient de signer un contrat avec un entrepreneur de maintenance pour le payer 1 000 $ par mois en échange de services d'entretien préventif de routine. La nature de la transaction est une obligation récurrente. Les comptes concernés seront un débit de 1 000 $ au compte de dépenses d'entretien et un crédit de 1 000 $ au compte des comptes fournisseurs. Ce sera une entrée mensuelle récurrente. L'écriture de journal est créée comme indiqué ci-dessus et signalée pour se reproduire automatiquement au début de chaque mois suivant.
