Coût basé sur l'activité
Le calcul des coûts par activité (ABC) est une méthodologie permettant d'allouer plus précisément les frais généraux en les affectant à des activités. Une fois les coûts affectés aux activités, les coûts peuvent être affectés aux objets de coût qui utilisent ces activités. Le système peut être utilisé pour la réduction ciblée des frais généraux. ABC fonctionne mieux dans les environnements complexes, où il existe de nombreuses machines et produits, et des processus enchevêtrés qui ne sont pas faciles à trier. À l'inverse, il est moins utile dans un environnement rationalisé où les processus de production sont abrégés.
Le flux de processus de calcul des coûts par activité
La meilleure façon d'expliquer les coûts par activité est de parcourir ses différentes étapes. Elles sont:
Identifiez les coûts . La première étape d'ABC consiste à identifier les coûts que nous voulons allouer. Il s'agit de l'étape la plus critique de tout le processus, car nous ne voulons pas perdre de temps avec une portée de projet trop large. Par exemple, si nous voulons déterminer le coût total d'un canal de distribution, nous identifierons les coûts de publicité et d'entreposage liés à ce canal, mais nous ignorerons les coûts de recherche, car ils sont liés aux produits et non aux canaux.
Chargez les pools de coûts secondaires . Créez des pools de coûts pour les coûts encourus pour fournir des services à d'autres parties de l'entreprise, plutôt que de soutenir directement les produits ou services d'une entreprise. Le contenu des pools de coûts secondaires comprend généralement les services informatiques, les salaires administratifs et les coûts similaires. Ces coûts sont ensuite affectés à d'autres pools de coûts qui sont plus directement liés aux produits et services. Il peut y avoir plusieurs de ces pools de coûts secondaires, selon la nature des coûts et la façon dont ils seront répartis.
Chargez les pools de coûts principaux . Créez un ensemble de pools de coûts pour ces coûts plus étroitement alignés sur la production de biens ou de services. Il est très courant d'avoir des pools de coûts distincts pour chaque gamme de produits, car les coûts ont tendance à se situer à ce niveau. Ces coûts peuvent inclure la recherche et le développement, la publicité, l'approvisionnement et la distribution. De même, vous pouvez envisager de créer des pools de coûts pour chaque canal de distribution ou pour chaque installation. Si les lots de production sont de longueurs très variables, envisagez de créer des pools de coûts au niveau des lots afin de pouvoir attribuer correctement les coûts en fonction de la taille des lots.
Mesurez les facteurs d'activité . Utilisez un système de collecte de données pour collecter des informations sur les inducteurs d'activité utilisés pour allouer les coûts des groupes de coûts secondaires aux groupes de coûts principaux, ainsi que pour allouer les coûts des groupes de coûts principaux aux objets de coût. Il peut être coûteux d'accumuler des informations sur les inducteurs d'activité, utilisez donc des inducteurs d'activité pour lesquels des informations sont déjà collectées, dans la mesure du possible.
Allouez les coûts des pools secondaires aux pools principaux . Utilisez des inducteurs d'activité pour répartir les coûts des pools de coûts secondaires sur les pools de coûts principaux.
Imputez les coûts aux objets de coût . Utilisez un inducteur d'activité pour allouer le contenu de chaque pool de coûts principal aux objets de coût. Il y aura un inducteur d'activité distinct pour chaque groupe de coûts. Pour répartir les coûts, divisez le coût total de chaque groupe de coûts par le montant total de l'activité dans l'inducteur d'activité, pour établir le coût par unité d'activité. Attribuez ensuite le coût unitaire aux objets de coût, en fonction de leur utilisation de l'indicateur d'activité.
Formulez des rapports . Convertissez les résultats du système ABC en rapports pour la consommation de gestion. Par exemple, si le système a été conçu à l'origine pour accumuler des informations sur les frais généraux par région géographique de vente, alors déclarez les revenus gagnés dans chaque région, tous les coûts directs et les frais généraux dérivés du système ABC. Cela donne à la direction une vue d'ensemble des coûts des résultats générés par chaque région.
Agissez sur l'information . La réaction la plus courante de la direction à un rapport ABC est de réduire la quantité d'inducteurs d'activité utilisés par chaque objet de coût. Cela devrait réduire le montant des frais généraux utilisé.
Nous sommes maintenant parvenus à une répartition ABC complète des frais généraux entre les objets de coûts qui méritent d'être imputés aux frais généraux. Ce faisant, les gestionnaires peuvent voir quels facteurs d'activité doivent être réduits afin de réduire un montant correspondant de frais généraux. Par exemple, si le coût d'une commande d'achat unique est de 100 USD, les responsables peuvent se concentrer sur le fait de laisser le système de production passer automatiquement des commandes d'achat ou d'utiliser des cartes d'approvisionnement pour éviter les commandes d'achat. L'une ou l'autre des solutions se traduit par moins de bons de commande et donc par une baisse des coûts du service des achats.
Utilisations du calcul des coûts par activité
L'avantage fondamental de l'utilisation d'un système ABC est de déterminer plus précisément comment les frais généraux sont utilisés. Une fois que vous disposez d'un système ABC, vous pouvez obtenir de meilleures informations sur les problèmes suivants:
Coûts d'activité . ABC est conçu pour suivre le coût des activités, vous pouvez donc l'utiliser pour voir si les coûts des activités sont conformes aux normes de l'industrie. Sinon, ABC est un excellent outil de rétroaction pour mesurer le coût continu de services spécifiques, car la direction se concentre sur la réduction des coûts.
Rentabilité client . Bien que la plupart des coûts encourus pour les clients individuels ne soient que des coûts de produit, il existe également une composante supplémentaire, telle que des niveaux de service client inhabituellement élevés, la gestion des retours de produits et des accords de marketing coopératifs. Un système ABC peut trier ces frais généraux supplémentaires et vous aider à déterminer quels clients vous rapportent réellement un bénéfice raisonnable. Cette analyse peut entraîner le refus de certains clients non rentables ou une plus grande importance accordée aux clients qui réalisent les plus gros bénéfices de l'entreprise.
Coût de distribution . L'entreprise typique utilise une variété de canaux de distribution pour vendre ses produits, tels que la vente au détail, Internet, les distributeurs et les catalogues de vente par correspondance. La plupart des coûts structurels liés à la maintenance d'un canal de distribution sont des frais généraux, donc si vous pouvez déterminer de manière raisonnable quels canaux de distribution utilisent les frais généraux, vous pouvez prendre des décisions pour modifier la façon dont les canaux de distribution sont utilisés, ou même abandonner les canaux non rentables.
Faites ou achetez . ABC fournit une vue complète de chaque coût associé à la fabrication en interne d'un produit, de sorte que vous puissiez voir précisément quels coûts seront éliminés si un article est externalisé, par rapport aux coûts qui resteront.
Les marges . Avec une répartition appropriée des frais généraux à partir d'un système ABC, vous pouvez déterminer les marges de divers produits, gammes de produits et filiales entières. Cela peut être très utile pour déterminer où positionner les ressources de l'entreprise pour obtenir les marges les plus importantes.
Prix minimum . Le prix des produits est vraiment basé sur le prix que le marché supportera, mais le responsable marketing doit savoir quel est le coût du produit, afin d'éviter de vendre un produit qui fera perdre de l'argent à une entreprise à chaque vente. ABC est très utile pour déterminer quels frais généraux doivent être inclus dans ce coût minimum, en fonction des circonstances dans lesquelles les produits sont vendus.
Coût de l'installation de production . Il est généralement assez facile de séparer les frais généraux au niveau de l'usine, de sorte que vous pouvez comparer les coûts de production entre différentes installations.
De toute évidence, il existe de nombreuses utilisations utiles des informations fournies par un système ABC. Cependant, ces informations ne seront disponibles que si vous concevez le système pour fournir l'ensemble spécifique de données nécessaires à chaque décision. Si vous installez un système ABC générique et que vous l'utilisez ensuite pour les décisions ci-dessus, vous constaterez peut-être qu'il ne fournit pas les informations dont vous avez besoin. En fin de compte, la conception du système est déterminée par une analyse coûts-avantages des décisions auxquelles vous souhaitez qu'il vous aide, et si le coût du système vaut le bénéfice des informations obtenues.
Problèmes avec le calcul des coûts par activité
De nombreuses entreprises lancent des projets ABC avec les meilleures intentions du monde, seulement pour voir une très grande proportion des projets échouer ou finalement tomber en désuétude. Il y a plusieurs raisons à ces problèmes, à savoir:
Coût du volume du pool . L'avantage d'un système ABC est la haute qualité des informations qu'il produit, mais cela se fait au prix de l'utilisation d'un grand nombre de pools de coûts - et plus il y a de pools de coûts, plus le coût de gestion du système est élevé. Pour réduire ce coût, exécutez une analyse continue du coût de gestion de chaque groupe de coûts, par rapport à l'utilité des informations obtenues. Cela devrait réduire le nombre de pools de coûts à des proportions gérables.
Temps d'installation . Les systèmes ABC sont notoirement difficiles à installer, les installations s'étalant sur plusieurs années étant la norme lorsqu'une entreprise tente de l'installer dans toutes les gammes de produits et installations. Pour des installations aussi complètes, il est difficile de maintenir un niveau élevé de gestion et de soutien budgétaire au fil des mois sans que l'installation soit terminée. Les taux de réussite sont beaucoup plus élevés pour les installations ABC plus petites et plus ciblées.
Sources de données multi-départements . Un système ABC peut nécessiter l'entrée de données de plusieurs départements, et chacun de ces départements peut avoir des priorités plus importantes que le système ABC. Ainsi, plus le nombre de départements impliqués dans le système est grand, plus le risque d'échec des entrées de données est grand. Ce problème peut être évité en concevant le système pour qu'il ne nécessite que les informations des gestionnaires les plus favorables.
Base du projet . De nombreux projets ABC sont autorisés par projet, de sorte que les informations ne sont collectées qu'une seule fois; l'information est utile pour la situation opérationnelle actuelle d'une entreprise et son utilité diminue progressivement à mesure que la structure opérationnelle évolue avec le temps. La direction peut ne pas autoriser le financement de projets ABC supplémentaires par la suite, donc ABC a tendance à être «fait» une fois puis rejeté. Pour atténuer ce problème, intégrez autant de structure de collecte de données ABC dans le système comptable existant, de sorte que le coût de ces projets soit réduit; à un coût moindre, il est plus probable que d'autres projets ABC soient autorisés à l'avenir.
Rapport du temps non utilisé . Lorsqu'une entreprise demande à ses employés de rendre compte du temps consacré à diverses activités, ils ont une forte tendance à s'assurer que les montants déclarés correspondent à 100% de leur temps. Cependant, il y a une grande quantité de temps mort dans la journée de travail de quiconque qui peut impliquer des pauses, des réunions administratives, des jeux sur Internet, etc. Les employés masquent généralement ces activités en consacrant plus de temps à d'autres activités. Ces chiffres exagérés représentent une mauvaise répartition des coûts dans le système ABC, parfois par des montants assez importants.
Ensemble de données séparé . Un système ABC peut rarement être construit pour extraire toutes les informations dont il a besoin directement du grand livre général. Au lieu de cela, il nécessite une base de données distincte qui extrait les informations de plusieurs sources, dont une seule est les comptes du grand livre existants. Il peut être assez difficile de maintenir cette base de données supplémentaire, car elle nécessite un temps supplémentaire considérable pour le personnel pour lequel le budget peut ne pas être suffisant. La meilleure solution consiste à concevoir le système de manière à exiger le minimum d'informations supplémentaires autres que celles déjà disponibles dans le grand livre.
Utilisation ciblée . Les avantages d'ABC sont plus évidents lorsque les informations de comptabilité analytique sont difficiles à discerner, en raison de la présence de plusieurs lignes de produits, de machines utilisées pour la production de nombreux produits, de nombreuses configurations de machines, etc. - en d'autres termes, dans une production complexe. environnements. Si une entreprise n'opère pas dans un tel environnement, elle peut dépenser beaucoup d'argent pour une installation ABC, pour constater que les informations qui en résultent ne sont pas trop précieuses.
Le large éventail de problèmes relevés ici devrait montrer clairement que ABC a tendance à suivre un chemin cahoteux dans de nombreuses organisations, avec une tendance à diminuer son utilité avec le temps. Parmi les suggestions d'atténuation des problèmes notées ici, le point clé est de construire un système ABC hautement ciblé qui produit les informations les plus critiques à un coût raisonnable. Si ce système prend racine dans votre entreprise, envisagez une expansion progressive, au cours de laquelle vous ne vous développerez plus que s'il y a un avantage clair et démontrable à le faire. La pire chose que vous puissiez faire est d'installer un système ABC large et complet, car il est coûteux, rencontre le plus de résistance et est le plus susceptible d'échouer à long terme.
Termes similaires
Le coût basé sur l'activité est également connu sous le nom de coût abc, méthode abc et méthode de calcul abc.
