Définition des achats

L'achat est l'acquisition organisée de biens et de services pour le compte de l'entité acheteuse. Des activités d'achat sont nécessaires pour s'assurer que les articles nécessaires sont obtenus en temps opportun et à un coût raisonnable. Un service d'achat est particulièrement nécessaire dans une entreprise de fabrication, où de grandes quantités de matières premières et de composants doivent être obtenues de manière récurrente. Les principaux objectifs du service achats sont les suivants:

• Localiser des fournisseurs capables de fournir des biens et des services conformément aux exigences de l'acheteur.

• Pour acheter des articles qui répondent aux spécifications de qualité de l'acheteur.

• Créer un flux de livraisons dans les locaux de l'acheteur qui minimise l'investissement dans les stocks de matières premières tout en garantissant que les marchandises sont disponibles au besoin.

• Pour minimiser le montant d'argent investi dans l'inventaire

Les activités d'achat courantes sont les suivantes:

• Recevez et vérifiez les demandes d'achat de toute l'entreprise.

• Recherchez des fournisseurs qualifiés capables de répondre aux besoins de l'acheteur.

• Préparer et émettre des documents de demande de proposition (RFP) aux fournisseurs qualifiés.

• Évaluez les réponses des fournisseurs aux appels d'offres, sélectionnez un gagnant et négociez un contrat.

• Émettez des bons de commande aux fournisseurs qui autorisent les achats. Un bon de commande principal peut être émis lorsqu'il y a un certain nombre de livraisons envisagées dans le cadre d'un accord d'achat.

• Administrer des contrats d'une durée plus longue.

• Passez en revue les bons de commande ouverts pour voir s'ils doivent être fermés.

La fonction d'achat a tendance à s'enliser dans la paperasse, ce qui est lié à l'utilisation excessive des procédures d'appel d'offres et à l'émission de bons de commande. La fonction peut être simplifiée en remplaçant les enchères par des accords de fournisseur unique pour la plupart des achats. De plus, les achats à moindre coût sont désormais effectués avec des cartes d'achat, évitant ainsi l'utilisation de bons de commande.

Le service des achats peut exploiter un progiciel d'achat autonome, bien que le système soit plus efficace s'il est intégré dans le logiciel des fonctions de réception et de comptabilité fournisseurs.

Termes similaires

Les achats sont également appelés achats.