Définition du bon
Un bon est un document interne décrivant et autorisant le paiement d'une dette à un fournisseur. Il est le plus couramment utilisé dans un système de paiement manuel, où il fait partie du système de contrôle. Un bon contient généralement les informations suivantes:
Le numéro d'identification du fournisseur
Le montant à payer
La date à laquelle le paiement doit être effectué
Les comptes à imputer pour enregistrer le passif
Toutes conditions de remise applicables pour paiement anticipé
Une signature d'approbation ou un cachet
Les informations du bon peuvent être rassemblées dans un paquet, où le document de base du bon est joint à la facture du fournisseur, à la preuve de réception et au bon de commande. Ce paquet est utile pour conserver les documents connexes en un seul endroit et facilite à la fois la justification et l'audit des transactions de créditeurs.
Un bon est créé suite à la réception d'une facture d'un fournisseur. Il est estampillé «payé» lorsqu'un chèque ou un paiement électronique est effectué à un fournisseur, puis est archivé, avec les pièces justificatives éventuelles.
Si des pièces justificatives sont utilisées pour tous les créditeurs, leurs totaux peuvent être agrégés pour déterminer le montant total des comptes créditeurs impayés. Cette fonction n'est pas nécessaire dans un système informatisé, où le rapport des dettes anciennes est utilisé à la place.
Un bon n'est pas créé lorsqu'une dette n'a été comptabilisée que (ce qui est en l'absence de facture fournisseur). De plus, les bons ne sont pas utilisés dans le processus de paie.
