Qu'est-ce que la comptabilisation en comptabilité?
La comptabilisation est lorsque les soldes des livres auxiliaires et du journal général sont transférés dans le grand livre. La comptabilisation transfère uniquement le solde total d'un livre auxiliaire dans le grand livre, et non les transactions individuelles de la livre auxiliaire. Un responsable de la comptabilité peut choisir de s'engager dans la publication relativement rarement, par exemple une fois par mois, ou peut-être aussi souvent qu'une fois par jour.
Les sous-traitants ne sont utilisés que lorsqu'il y a un volume important d'activité de transaction dans un certain domaine comptable, tel que l'inventaire, les comptes fournisseurs ou les ventes. Ainsi, l'affichage ne s'applique qu'à ces situations de plus grand volume. Pour les situations de transaction à faible volume, les écritures sont effectuées directement dans le grand livre général, il n'y a donc pas de livres auxiliaires et donc pas besoin de comptabilisation.
Par exemple, ABC International émet 20 factures à ses clients sur une période d'une semaine, pour lesquelles les totaux de la livre auxiliaire des ventes correspondent à des ventes de 300 000 $. Le contrôleur d'ABC crée une écriture comptable pour transférer le total de ces ventes dans le grand livre général avec un débit de 300 000 $ sur le compte des comptes clients et un crédit de 300 000 $ sur le compte des revenus.
La comptabilisation est également utilisée lorsqu'une société mère tient des livres distincts pour chacune de ses filiales. Dans ce cas, les enregistrements comptables de chaque filiale sont essentiellement les mêmes que les livres auxiliaires, de sorte que les totaux des comptes des filiales sont comptabilisés dans ceux de la société mère. Cela peut également être traité sur une feuille de calcul distincte via un processus de consolidation manuel.
L'enregistrement a été éliminé dans certains systèmes comptables, où les livres auxiliaires ne sont pas utilisés. Au lieu de cela, toutes les informations sont directement stockées dans les comptes répertoriés dans le grand livre.
Lorsque la comptabilisation est employée, une personne recherchant des informations dans le grand livre général doit "explorer" à partir des totaux des comptes enregistrés dans les comptes du grand livre appropriés et rechercher dans les enregistrements détaillés répertoriés dans les livres auxiliaires pertinents. Cela peut impliquer une quantité importante de travaux de recherche supplémentaires.
Du point de vue de la clôture des comptes, la comptabilisation est l'une des principales étapes procédurales requises avant que les états financiers puissent être créés. Dans ce processus, toutes les écritures d'ajustement des divers livres auxiliaires et du journal général doivent être effectuées, après quoi leur contenu est enregistré dans le grand livre. Il est courant à ce stade de définir un indicateur de verrouillage dans le logiciel de comptabilité, de sorte qu'aucune modification supplémentaire ne puisse être apportée aux livres auxiliaires et aux journaux pour la période comptable clôturée. L'accès aux livres auxiliaires et aux journaux est alors ouvert pour la prochaine période comptable.
Si la publication accidentelle n'a pas lieu dans le cadre du processus de clôture, les totaux du grand livre général ne seront pas exacts, pas plus que les états financiers compilés à partir du grand livre général.
