Définition du document source
Un document source est le document d'origine qui contient les détails d'une transaction commerciale. Un document source capture les informations clés sur une transaction, telles que les noms des parties impliquées, les montants payés (le cas échéant), la date et le contenu de la transaction. Les documents sources sont fréquemment identifiés par un numéro unique, de sorte qu'ils peuvent être différenciés dans le système comptable. La pré-numérotation des documents est particulièrement utile, car elle permet à une entreprise de rechercher s'il manque des documents.
Une fois que les informations contenues dans un document source ont été enregistrées dans le système comptable, le document source est indexé pour un accès facile et archivé. Les documents générés au cours de l'année écoulée sont généralement stockés sur place, les documents plus anciens étant stockés dans des installations de stockage hors site moins coûteuses.
Les documents sources sont essentiels pour les auditeurs, qui les utilisent comme preuve que les transactions enregistrées ont effectivement eu lieu. Un document source est également utilisé par les entreprises comme preuve lorsqu'ils traitent avec leurs partenaires commerciaux, généralement en ce qui concerne un paiement. Des exemples de documents sources sont:
Chèque annulé
Note de crédit
Bordereau de dépôt
Rapport de dépenses
Facture d'achat
Formulaire de demande de matériel
Bon de commande
Carte de temps
Facture de vente
À des fins de preuve, les images électroniques des documents sources sont généralement acceptables, même si une documentation sur papier peut encore être requise dans certains cas.
Il est généralement nécessaire de conserver les documents sources pendant plusieurs années. L'Internal Revenue Service impose des intervalles de conservation pour certains types de documents liés à la paie. Si vous avez des questions concernant la période de conservation d'un document, consultez un avocat compétent.
