Comment comptabiliser les prépaiements
Un paiement anticipé est effectué lorsqu'une société vendeuse reçoit le paiement d'un acheteur avant que le vendeur n'ait expédié des marchandises ou fourni des services à l'acheteur. Le prépaiement peut avoir lieu dans trois circonstances:
Un acheteur souhaite un traitement préférentiel pour une commande
Le vendeur refuse d'accorder un crédit à un acheteur
L'acheteur est sur la base de la comptabilité de caisse et souhaite enregistrer une dépense tôt en payant tôt
Comptabilisation des prépaiements
Nous aborderons la comptabilisation des paiements anticipés du point de vue de l'acheteur et du vendeur.
Point de vue de l'acheteur . Du point de vue de l'acheteur, un acompte est enregistré comme un débit sur le compte de frais payés d'avance et un crédit sur le compte de caisse. Lorsque l'article prépayé est finalement consommé, un compte de dépenses correspondant est débité et le compte de dépenses prépayées est crédité. Les acheteurs peuvent abuser du compte de dépenses prépayées, ce qui entraîne le suivi d'un grand nombre de petits articles prépayés. Pour éviter les dépenses liées au suivi d'un trop grand nombre d'articles, la comptabilité de paiement anticipé ne doit être utilisée que si un paiement anticipé dépasse un certain seuil minimum; toutes les autres dépenses doivent être imputées aux dépenses, même si elles n'ont pas encore été consommées.
Point de vue du vendeur . Du point de vue du vendeur, un acompte est enregistré comme un crédit sur un compte de passif pour les acomptes et un débit sur le compte de caisse. Lorsque la commande client prépayée est finalement expédiée, le compte de prépaiement est débité et le compte de revenus correspondant est crédité. Il y a généralement peu de prépaiements, de sorte que ces articles sont relativement faciles à suivre.
En bref, un acompte est enregistré comme un actif par un acheteur et comme un passif par un vendeur. Ces éléments sont généralement présentés respectivement en actifs courants et en passifs courants dans le bilan de chaque partie, car ils sont généralement résolus en un an.
Par exemple, une entreprise paie 12 000 $ à l'avance pour la publicité sur Internet qui s'étendra sur une année complète. La société impute initialement la totalité du montant au compte de dépenses prépayées, puis en impute 1 000 $ au compte de dépenses de publicité chaque mois suivant, afin de refléter son utilisation des dépenses. L'actif de frais payés d'avance est éliminé à la fin de l'année.
Autre exemple, une entreprise de déneigement reçoit un paiement anticipé de 10 000 $ d'un client en échange du déneigement de son stationnement au cours des quatre prochains mois. L'entreprise de labour enregistre initialement le reçu comme un passif, puis transfère le montant dans un compte de revenus au taux de 2 500 $ par mois au cours des quatre prochains mois.
