Budget flexible
Aperçu du budget flexible
Un budget flexible s'adapte aux changements des niveaux de revenus réels. Les revenus réels ou d'autres mesures d'activité sont saisis dans le budget flexible une fois qu'une période comptable est terminée, et il génère un budget spécifique aux intrants. Le budget est ensuite comparé aux dépenses réelles à des fins de contrôle. Les étapes nécessaires pour construire un budget flexible sont:
Identifiez tous les coûts fixes et séparez-les dans le modèle budgétaire.
Déterminez dans quelle mesure tous les coûts variables changent à mesure que les mesures de l'activité changent.
Créez le modèle de budget, où les coûts fixes sont «codés en dur» dans le modèle, et les coûts variables sont exprimés en pourcentage des mesures d'activité pertinentes ou en tant que mesure de coût par unité d'activité.
Saisissez les mesures d'activité réelles dans le modèle une fois la période comptable terminée. Cela met à jour les coûts variables dans le budget flexible.
Saisissez le budget flexible résultant pour la période terminée dans le système comptable pour le comparer aux dépenses réelles.
Cette approche diffère du budget statique plus courant, qui ne contient que des montants fixes qui ne varient pas avec les niveaux de revenus réels. Les rapports budgétaires par rapport aux rapports réels dans un budget flexible ont tendance à générer des écarts beaucoup plus pertinents que ceux générés dans un budget statique, car les dépenses budgétisées et réelles sont basées sur la même mesure d'activité. Cela signifie que les écarts seront probablement plus faibles que dans le cadre d'un budget statique et seront également hautement exploitables.
Un budget flexible peut être créé qui varie en niveau de sophistication. Voici plusieurs variantes du concept:
Budget flexible de base . Dans sa forme la plus simple, le budget flexible modifie les dépenses qui varient directement avec les revenus. Il y a généralement un pourcentage intégré au modèle qui est multiplié par les revenus réels pour arriver à ce que les dépenses devraient être à un niveau de revenus déclaré. Dans le cas du coût des marchandises vendues, un coût unitaire peut être utilisé, plutôt qu'un pourcentage des ventes.
Budget flexible intermédiaire . Certaines dépenses varient en fonction d'autres mesures d'activité que les revenus. Par exemple, les frais de téléphone peuvent varier avec les changements d'effectifs. Si tel est le cas, on peut intégrer ces autres mesures d'activité dans le modèle budgétaire flexible.
Budget flexible avancé . Les dépenses ne peuvent varier que dans certaines fourchettes de revenus ou d'autres activités; en dehors de ces fourchettes, une proportion différente des dépenses peut s'appliquer. Un budget flexible sophistiqué modifiera les proportions de ces dépenses si les mesures sur lesquelles elles sont basées dépassent leurs fourchettes cibles.
En bref, un budget flexible donne à une entreprise un outil pour comparer les performances réelles et budgétisées à de nombreux niveaux d'activité.
Avantages de la budgétisation flexible
Le budget flexible est un concept attrayant. Voici plusieurs avantages:
Utilisation dans un environnement à coût variable . Le budget flexible est particulièrement utile dans les entreprises où les coûts sont étroitement alignés sur le niveau de l'activité commerciale, comme un environnement de vente au détail où les frais généraux peuvent être séparés et traités comme un coût fixe, tandis que le coût des marchandises est directement lié aux revenus.
Mesure du rendement . Étant donné que le budget flexible se restructure en fonction des niveaux d'activité, c'est un bon outil pour évaluer la performance des gestionnaires - le budget doit s'aligner étroitement sur les attentes à n'importe quel nombre de niveaux d'activité.
Efficacité budgétaire . La budgétisation flexible peut être utilisée pour mettre à jour plus facilement un budget pour lequel les revenus ou d'autres chiffres d'activité n'ont pas encore été finalisés. Dans le cadre de cette approche, les gestionnaires donnent leur approbation pour toutes les dépenses fixes, ainsi que les dépenses variables en proportion des revenus ou d'autres mesures d'activité. Ensuite, le personnel chargé de la budgétisation complète le reste du budget, qui passe par les formules du budget flexible et modifie automatiquement les niveaux de dépenses.
Ces points font du budget flexible un modèle attrayant pour l'utilisateur avancé du budget. Cependant, avant de décider de passer au budget flexible, considérez les questions compensatoires suivantes.
Inconvénients de la budgétisation flexible
Le budget flexible semble à première vue être un excellent moyen de résoudre bon nombre des difficultés inhérentes à un budget statique. Cependant, il présente également un certain nombre de problèmes graves, que nous abordons dans les points suivants:
Formulation . Bien que le budget flexible soit un bon outil, il peut être difficile à formuler et à administrer. Un problème avec sa formulation est que de nombreux coûts ne sont pas entièrement variables, mais ont plutôt une composante de coût fixe qui doit être calculée et incluse dans la formule budgétaire. En outre, beaucoup de temps peut être consacré à l'élaboration de formules de coûts, ce qui représente plus de temps que le personnel de budgétisation typique ne dispose au milieu du processus budgétaire.
Délai de fermeture . Un budget flexible ne peut pas être préchargé dans le logiciel comptable pour comparaison avec les états financiers. Au lieu de cela, le comptable doit attendre la fin d'une période de reporting financier, puis saisir les revenus et autres mesures d'activité dans le modèle budgétaire, extraire les résultats du modèle et les charger dans le logiciel comptable. Ce n'est qu'alors qu'il est possible de publier des états financiers contenant des informations budgétaires par rapport aux informations réelles, ce qui retarde la publication des états financiers.
Comparaison des revenus . Dans un budget flexible, il n'y a pas de comparaison entre les revenus budgétés et réels, car les deux chiffres sont identiques. Le modèle est conçu pour faire correspondre les dépenses réelles aux dépenses prévues, et non pour comparer les niveaux de revenus. Il n'y a aucun moyen de souligner si les revenus réels sont supérieurs ou inférieurs aux attentes.
Applicabilité . Certaines entreprises ont si peu de coûts variables de quelque nature que ce soit qu'il est peu utile de construire un budget flexible. Au lieu de cela, ils ont une quantité massive de frais généraux fixes qui ne varie pas en fonction de tout type d'activité. Par exemple, considérons une boutique en ligne qui télécharge des logiciels à ses clients; un certain montant de dépenses est nécessaire pour entretenir le magasin, et il n'y a essentiellement aucun coût des marchandises vendues, autres que les frais de carte de crédit. Dans cette situation, il est inutile de construire un budget flexible, car il ne différera pas d'un budget statique.
En bref, un budget flexible nécessite plus de temps à construire, retarde la publication des états financiers, ne mesure pas les écarts de revenus et peut ne pas être applicable dans certains modèles budgétaires. Ce sont des problèmes graves qui ont tendance à restreindre son utilisation.
