Les étapes de la préparation d'un budget

De nombreuses organisations préparent des budgets qu'elles utilisent comme méthode de comparaison pour évaluer leurs résultats réels au cours de l'année suivante. Le processus de préparation d'un budget doit être très réglementé et suivre un calendrier établi, de sorte que le budget terminé soit prêt à être utilisé au début de l'exercice suivant. Voici les étapes de base à suivre lors de la préparation d'un budget:

  1. Mettre à jour les hypothèses budgétaires . Passez en revue les hypothèses sur l'environnement commercial de l'entreprise qui ont servi de base au dernier budget et mettez-les à jour si nécessaire.

  2. Examinez les goulots d'étranglement . Déterminez le niveau de capacité du principal goulot d'étranglement qui empêche l'entreprise de générer des ventes supplémentaires, et définissez comment cela affectera toute croissance supplémentaire des revenus de l'entreprise.

  3. Financement disponible . Déterminez le montant le plus probable de financement qui sera disponible pendant la période budgétaire, ce qui peut limiter les plans de croissance.

  4. Étape de coût des points . Déterminez si des coûts d'étape seront encourus pendant la plage probable d'activité commerciale de la période budgétaire à venir, et définissez le montant de ces coûts et à quels niveaux d'activité ils seront engagés.

  5. Créez un package budgétaire . Copiez les instructions de budgétisation de base du paquet d'instructions utilisé l'année précédente. Mettez-le à jour en incluant les dépenses réelles depuis le début de l'année engagées dans l'année en cours, et annualisez également ces informations pour l'année en cours complète. Ajoutez un commentaire au paquet, indiquant les informations sur le coût des étapes, les goulots d'étranglement et les limites de financement attendues pour l'année budgétaire à venir.

  6. Émettre un package budgétaire . Émettez le paquet de budget personnellement, si possible, et répondez aux questions des destinataires. Indiquez également la date d'échéance de la première version du paquet budgétaire.

  7. Obtenez des prévisions de revenus . Obtenez les prévisions de revenus du directeur des ventes, validez-les avec le PDG, puis distribuez-les aux autres chefs de service. Ils utilisent les informations sur les revenus comme base pour élaborer leurs propres budgets.

  8. Obtenez les budgets des départements . Obtenez les budgets de tous les départements, vérifiez les erreurs et comparez-les aux contraintes de goulot d'étranglement, de financement et de coût par étape. Ajustez les budgets si nécessaire.

  9. Obtenez les demandes de budget d'immobilisations . Valider toutes les demandes de budget d'immobilisations et les transmettre à l'équipe de direction avec commentaires et recommandations.

  10. Mettez à jour le modèle de budget . Saisissez toutes les informations budgétaires dans le modèle de budget principal.

  11. Passez en revue le budget . Rencontrez l'équipe de la haute direction pour examiner le budget. Mettez en évidence les problèmes de contraintes possibles et les limitations causées par des problèmes de financement. Notez tous les commentaires émis par l'équipe de direction et renvoyez ces informations aux initiateurs du budget, avec des demandes de modification de leurs budgets.

  12. Traiter les itérations budgétaires . Suivez les demandes de modification de budget en suspens et mettez à jour le modèle de budget avec de nouvelles itérations à mesure qu'elles arrivent.

  13. Émettez le budget . Créez une version liée du budget et distribuez-la à tous les destinataires autorisés.

  14. Chargez le budget . Chargez les informations budgétaires dans le logiciel financier, afin de pouvoir générer des rapports budgétaires par rapport aux rapports réels.

Le nombre d'étapes noté ici peut être excessif pour une petite entreprise, où peut-être qu'une seule personne est impliquée dans le processus. Si tel est le cas, le nombre d'étapes peut être fortement réduit, au point qu'un budget préliminaire peut éventuellement être préparé en un jour ou deux.

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