Budgétisation de base zéro
Présentation de la budgétisation de base zéro
Un budget de base zéro oblige les gestionnaires à justifier toutes leurs dépenses budgétisées. Cela s'oppose à l'approche plus courante consistant à n'exiger que la justification des modifications progressives du budget ou des résultats réels de l'année précédente. Ainsi, un gestionnaire est théoriquement supposé avoir une ligne de base de dépenses de zéro (d'où le nom de la méthode de budgétisation), quel que soit le budget réel de l'année précédente.
En réalité, on suppose qu'un gestionnaire dispose d'un montant minimum de financement pour les opérations de base du département, au-delà duquel un financement supplémentaire doit être justifié. Le but du processus est de recentrer continuellement le financement sur des objectifs commerciaux clés et de mettre fin ou de réduire les activités qui ne sont plus liées à ces objectifs.
Le flux de processus de base dans le cadre de la budgétisation de base zéro est:
Identifier les objectifs commerciaux
Créer et évaluer des méthodes alternatives pour atteindre chaque objectif
Évaluer les niveaux de financement alternatifs, en fonction des niveaux de performance prévus
Fixer les priorités
Le concept de réduction des dépenses par couches peut également être utilisé à l'envers, où vous définissez les coûts spécifiques et l'investissement en capital qui seront engagés si vous ajoutez un service ou une fonction supplémentaire. Ainsi, la direction peut déterminer discrètement la combinaison exacte du coût différentiel et du service pour leur entreprise. Ce processus se traduira généralement par au moins un niveau de service minimum, qui établit une base de coût en dessous de laquelle il est impossible pour une entreprise d'aller, ainsi que diverses gradations de service au-dessus du minimum.
Avantages de la budgétisation de base zéro
La budgétisation à base zéro présente un certain nombre d'avantages, notamment:
Analyse des alternatives . La budgétisation de base zéro exige que les gestionnaires identifient des moyens alternatifs pour effectuer chaque activité (comme la garder en interne ou l'externaliser), ainsi que les effets des différents niveaux de dépenses. En forçant le développement de ces alternatives, le processus incite les gestionnaires à envisager d'autres moyens de gérer l'entreprise.
Inflation budgétaire . Étant donné que les gestionnaires doivent lier les dépenses aux activités, il devient moins probable qu'ils puissent gonfler artificiellement leurs budgets - le changement est trop facile à repérer.
Communication . Le budget de base zéro devrait susciter un débat important au sein de l'équipe de direction sur la mission de l'entreprise et la manière de la réaliser.
Éliminez les activités non essentielles . Un examen du budget de base zéro oblige les gestionnaires à décider quelles activités sont les plus critiques pour l'entreprise. Ce faisant, ils peuvent cibler des activités non clés pour l'élimination ou l'externalisation.
Objectif de la mission . Étant donné que le concept de budgétisation à base zéro oblige les gestionnaires à lier les dépenses aux activités, ils sont contraints de définir les différentes missions de leurs services - qui autrement pourraient être mal définies.
Identification de redondance . L'examen peut révéler que les mêmes activités sont menées par plusieurs départements, ce qui conduit à l'élimination de l'activité en dehors de la zone où la direction souhaite qu'elle soit centrée.
Examen requis . L'utilisation de la budgétisation à base zéro sur une base régulière rend plus probable que tous les aspects d'une entreprise seront examinés périodiquement.
Allocation des ressources . Si le processus est mené en gardant à l'esprit la mission et les objectifs généraux de l'entreprise, une organisation devrait se retrouver avec un ciblage rigoureux des fonds dans les domaines où ils sont le plus nécessaires.
En bref, bon nombre des avantages de la budgétisation à base zéro se concentrent sur un regard fort et introspectif sur la mission d'une entreprise et la manière exacte dont l'entreprise alloue ses ressources pour réaliser cette mission.
Inconvénients de la budgétisation de base zéro
Le principal inconvénient de la budgétisation à base zéro est le niveau exceptionnellement élevé d'efforts requis pour enquêter et documenter les activités du département; il s'agit d'une tâche difficile, même une fois par an, ce qui conduit certaines entités à n'utiliser la procédure qu'une fois tous les quelques années, ou lorsqu'il y a des changements importants au sein de l'organisation. Une autre alternative consiste à exiger l'utilisation de la budgétisation à base zéro sur une base continue à travers différentes parties d'une entreprise sur plusieurs années, afin que la direction puisse traiter moins d'examens de ce type par an. Les autres inconvénients sont:
Bureaucratie . La création d'un budget de base zéro à partir de zéro sur une base continue nécessite une énorme quantité d'analyses, de réunions et de rapports, ce qui nécessite du personnel supplémentaire pour gérer le processus.
Esprit de jeu . Certains gestionnaires peuvent tenter de biaiser leurs rapports budgétaires pour concentrer les dépenses sur les activités les plus vitales, s'assurant ainsi que leurs budgets ne seront pas réduits.
Justifications intangibles . Il peut être difficile de déterminer ou de justifier les niveaux de dépenses pour les domaines d'une entreprise qui ne produisent pas de résultats «concrets» et tangibles. Par exemple, quel est le montant exact des dépenses de marketing et combien devrait-on investir dans les activités de recherche et développement?
Temps de gestion . La revue opérationnelle mandatée par la budgétisation de base zéro nécessite un temps de gestion important.
Formation . Les gestionnaires ont besoin d'une formation importante sur le processus de budgétisation de base zéro, ce qui augmente encore le temps requis chaque année.
Vitesse de mise à jour . L'effort supplémentaire requis pour créer un budget de base zéro rend encore moins probable que l'équipe de direction révise le budget sur une base continue pour le rendre plus adapté à la situation concurrentielle.
