Application automatique de trésorerie
Lorsqu'une entreprise reçoit un grand nombre de paiements de clients chaque jour, il peut être assez difficile pour le caissier d'appliquer les reçus aux comptes clients ouverts en temps opportun. Si tel est le cas, les dépôts peuvent être retardés. Le processus de demande d'espèces peut être considérablement comprimé grâce à l'utilisation d'une application automatique d'espèces.
L'application automatique des espèces nécessite que l'opérateur du coffre utilise un flux de données pour transmettre à l'entreprise les informations de reconnaissance magnétique des caractères à encre (MICR) de chaque chèque reçu au coffre, ainsi que le montant total du paiement. Le logiciel d'application de trésorerie utilise une table de décision pour décider comment appliquer ces paiements à l'ouverture des comptes clients. Le processus de décision automatisé suit généralement ces étapes:
- Faites correspondre le numéro de compte bancaire indiqué dans les informations MICR de chaque chèque au bon client. Cela permet d'accéder à l'enregistrement client correct des comptes clients ouverts.
- Faites correspondre les paiements aux factures uniquement lorsque le montant du paiement correspond exactement au montant de la facture.
- Parmi les paiements restants, ne faites correspondre les espèces aux factures que lorsque le montant en espèces correspond au montant exact de plusieurs factures qui viennent juste d'être payées.
- Excluez tous les paiements restants pour examen manuel.
La table de décision peut contenir des règles plus sophistiquées, telles que l'application d'espèces si les montants de paiement n'incluent pas les éléments de transport et / ou de taxe de vente d'une facture. Au fur et à mesure qu'une entreprise examine les paiements expulsés par le système, elle peut ajuster progressivement la table de décision pour augmenter le nombre d'applications automatiques de paiement. Cependant, la variété des déductions prises fait qu'il est peu probable qu'il soit jamais possible d'automatiser complètement le processus de demande d'espèces. Néanmoins, l'application automatique des espèces peut considérablement améliorer la vitesse à laquelle les espèces sont appliquées.
Une fois les applications de caisse effectuées, le logiciel enregistre ces paiements dans le module d'encaissement du logiciel comptable de l'entreprise. Si le système d'application automatique de trésorerie est une application autonome, cela signifie que les mises à jour doivent être portées dans le logiciel de comptabilité via une interface personnalisée.
