Comptabilisation des comptes fournisseurs

La comptabilité des comptes fournisseurs implique l'enregistrement et le paiement des passifs. C'est le principal domaine fonctionnel par lequel une entreprise enregistre les dépenses et paie les autres parties. Les principales tâches comptables des comptes fournisseurs sont les suivantes:

1. Vérification des factures . La première étape de la comptabilisation des comptes fournisseurs est de s'assurer que toutes les factures entrantes des fournisseurs sont valides. Il y a deux manières de le faire. Une option consiste à faire approuver chaque facture par un employé autorisé. L'autre option consiste à comparer les informations de chaque facture avec le bon de commande d'autorisation et la documentation de réception, ce que l'on appelle l'appariement à trois. Étant donné que les deux options demandent beaucoup de travail, il est courant de ne pas vérifier les factures dont le total est faible.
2. Enregistrement des factures . Une fois la facture vérifiée, le comptable entre le montant dû dans le logiciel des comptes fournisseurs. Les informations saisies incluent le nom du fournisseur, la date de la facture et le montant de la facture. L'écriture comptable associée générée par le logiciel comptable est toujours un crédit sur le compte des fournisseurs. Le débit compensatoire peut porter sur un compte de dépenses ou d'actif.
3. Paiement des factures . Lorsqu'une facture est due pour le paiement, le comptable la configure pour le paiement via le logiciel de comptabilité. Cela signifie généralement qu'un registre de contrôle préliminaire est exécuté et examiné pour s'assurer que tous les articles dont le paiement est prévu doivent effectivement être payés. Si tel est le cas, le stock de chèques est chargé dans une imprimante et les chèques sont imprimés. Des informations de support sont jointes à chaque chèque, puis transmises à un signataire de chèque, qui examine chaque paquet d'informations pour les erreurs, puis signe les chèques. Une alternative consiste à envoyer des paiements électroniques directement sur les comptes bancaires des fournisseurs. Après le paiement, toutes les informations de paiement sont agrafées et classées par nom de fournisseur.

Il existe un certain nombre de tâches supplémentaires impliquées dans la comptabilité des comptes fournisseurs, notamment les suivantes:

• Rapprocher périodiquement le compte des comptes fournisseurs pour s'assurer que le solde du compte correspond aux montants réels dus aux fournisseurs.
• Envoyez 1099 formulaires aux fournisseurs après la fin de l'année civile, si le total des paiements qui leur sont versés dépasse un montant seuil.
• Contacter les fournisseurs pour s'assurer qu'ils ont encaissé tous les chèques qui leur sont envoyés; dans le cas contraire, les montants des chèques non encaissés peuvent devoir être transmis à un gouvernement d'État en tant que biens non réclamés.