Inclure une preuve de réception dans la facture

Une personne chargée du recouvrement peut constater qu'un client n'est pas disposé à payer une facture jusqu'à ce qu'une preuve de réception puisse être fournie, montrant la preuve que le client a reçu les marchandises. Le client devrait être en mesure d'obtenir ces informations lui-même, mais ses processus peuvent être si médiocres que le personnel des comptes fournisseurs ne peut pas obtenir ces informations de son propre service destinataire.

Si ce scénario entraîne un retard excessif du paiement de certaines factures, envisagez d'utiliser l'un des services de livraison de colis pour obtenir les informations. Par exemple, les envois envoyés par UPS ou FedEx peuvent être configurés pour exiger une signature de réception par le client. Ces sociétés d'expédition affichent la signature et les informations de réception associées sur leurs sites Web, que le vendeur peut ensuite transmettre au service des comptes fournisseurs du client. Vous pouvez également inclure les informations de réception et l'image de signature directement dans une facture, mais cela signifie que les factures ne sont émises qu'à la date de réception, plutôt qu'à la date de livraison plus courante (ce qui peut également retarder la reconnaissance des revenus).

L'utilisation de cette approche pour obtenir une preuve de réception signifie qu'un vendeur est limité à n'utiliser que les sociétés de transport qui fournissent ce type de preuve de réception, qui peuvent être parmi les alternatives d'expédition les plus coûteuses.