Procédures relatives aux immobilisations

La procédure de reconnaissance des actifs

L'un des domaines dans lesquels une procédure peut être très utile est la comptabilisation initiale d'une immobilisation dans le système comptable, car il s'agit d'une transaction relativement compliquée. La procédure pour compléter le processus de reconnaissance des actifs est décrite ci-dessous:

1. Déterminez l'unité de base . Déterminez l'unité de base de l'actif. Cette détermination est basée sur un certain nombre de facteurs, par exemple si la durée de vie utile des divers composants de l'actif est significativement différente, à quel niveau vous préférez suivre physiquement l'actif, et la rentabilité du suivi des actifs à différents niveaux de détail. .
2. Coût de compilation . Compilez le coût total de l'unité de base. Il s'agit de tout coût encouru pour acquérir l'unité de base et l'amener à l'état et à l'emplacement prévus pour son utilisation. Ces activités peuvent inclure la construction de l'unité de base, les coûts d'achat et les activités administratives et techniques connexes.
3. Correspond à la limite de capitalisation . Déterminez si le coût total de l'unité de base dépasse la limite de capitalisation de l'entreprise. Si ce n'est pas le cas, imputez les dépenses aux dépenses au fur et à mesure qu'elles sont engagées. Sinon, passez à l'étape suivante.
4. Attribuer à la classe d'actifs . Affectez l'unité de base à la classe d'actif la plus appropriée pour laquelle il existe une catégorie de grand livre (comme le mobilier et les agencements, le matériel de bureau ou les véhicules).
5. Créez une entrée de journal . Créez une écriture de journal qui débite le compte d'immobilisation pour la classe d'immobilisation appropriée et crédite le compte de dépenses dans lequel le coût de l'unité de base avait été initialement stocké.

La procédure de création des enregistrements d'immobilisations

Les types exacts d'informations enregistrées pour une immobilisation varient selon l'entreprise, ce qui signifie que la procédure suivante peut devoir être adaptée. L'exemple de procédure suivant est destiné à l'enregistrement d'un actif de fabrication.

1. Créer un enregistrement . Créez un nouvel enregistrement pour l'actif et attribuez-lui le numéro d'enregistrement séquentiel suivant. S'il est enregistré dans un système informatique, le logiciel attribuera le numéro d'enregistrement. Sinon, le comptable des immobilisations le fera.
2. Écrivez une description . Décrivez le bien en une phrase. Si cet actif est similaire à d'autres actifs de l'entreprise, utilisez le même format de description. Sinon, pensez à utiliser une description fournie par le fabricant.
3. Entrez le numéro de tag . Indiquez le numéro sur l'étiquette fournie par l'entreprise (le cas échéant) apposée sur l'équipement. Si aucune balise n'a été utilisée, saisissez "Aucune balise".
4. Entrez le numéro de série . Entrez le numéro de série fourni par le fabricant sur l'équipement. Si vous ne trouvez pas le numéro de série, contactez le fabricant pour savoir où il doit être situé. S'il n'y a pas de numéro de série, entrez «No Serial Number».
5. Notez l'emplacement de l'actif . Notez l'emplacement de l'actif. Dans la mesure du possible, spécifiez l'emplacement au moins par bâtiment, et de préférence par pièce. S'il se trouve dans la zone de production, indiquez le poste de travail dans lequel il se trouve.
6. Attribuer la responsabilité . Indiquez le nom ou au moins le titre du poste de la personne responsable de l'actif.
7. Enregistrez la date d'acquisition . Indiquez le mois et l'année au cours desquels l'actif était prêt pour son utilisation prévue et s'il a effectivement été utilisé à cette date.
8. Entrez le coût . Saisissez le coût capitalisé initial total de l'actif. Cela doit correspondre au montant enregistré dans le grand livre ou le journal des immobilisations pour l'immobilisation. N'utilisez pas le montant indiqué sur la facture fournisseur, car d'autres coûts peuvent avoir été ajoutés. Cette étape suppose que le logiciel d'immobilisation ne dispose pas d'informations interfacées directement avec lui à partir du grand livre général ou du journal des immobilisations.
9. Attribuer à la classe d'actifs . Affectez l'actif à une classe d'actifs en comparant ses caractéristiques aux classes d'actifs standard utilisées par l'entreprise. En cas de doute, examinez les actifs associés pour déterminer les classes auxquelles ils ont été affectés. Il s'agit d'une étape importante, car les durées d'utilité et les modes d'amortissement sont fréquemment attribués automatiquement, en fonction de la classe d'actifs.
10. Entrez dans la vie utile . Si le système n'attribue pas automatiquement une durée de vie utile en fonction de la classe d'actifs, indiquez la durée de vie utile.
11. Approuver l'enregistrement . Demandez au contrôleur d'examiner et d'approuver le fichier. Corrigez tout problème signalé par le réviseur.
12. Stockez le dossier . Si les informations sont enregistrées dans un système entièrement manuel, stockez-les par classe d'actif puis par numéro d'enregistrement dans les fichiers d'enregistrement des immobilisations.

La procédure d'amortissement

Il doit y avoir une procédure d'amortissement détaillée qui spécifie exactement comment catégoriser chaque immobilisation et comment l'amortir en fonction de la classe d'actifs à laquelle elle est affectée. La procédure de base est:

1. Attribuez une classe d'actifs . Faites correspondre l'immobilisation aux descriptions de classes d'actifs standard de l'entreprise. Si vous n'êtes pas sûr de la classe correcte à utiliser, examinez les actifs déjà affectés aux différentes classes ou consultez le contrôleur.
2. Attribuez des facteurs d'amortissement . Attribuez à l'immobilisation la durée d'utilité et le mode d'amortissement standardisés pour la classe d'immobilisation dont elle fait partie. Ceci est automatiquement attribué dans certains systèmes informatisés, où l'attribution d'une classe d'actifs attribue automatiquement une durée d'utilité et une méthode d'amortissement à un actif.
3. Déterminez la valeur de récupération . Consultez le personnel des achats ou du génie industriel pour déterminer si l'actif devrait avoir une valeur de récupération à la fin de sa vie utile. Si cette valeur de récupération dépasse la politique de l'entreprise en matière de valeurs de récupération minimales, notez-la dans le calcul de l'amortissement.
4. Créez un calcul d'amortissement . Créez le calcul de l'amortissement en fonction de la durée de vie utile et de l'amortissement requis pour la classe d'actifs en utilisant le coût de l'actif moins toute valeur de récupération. Ceci est fait automatiquement pour les actifs saisis dans un progiciel d'immobilisations, mais doit sinon être généré manuellement.
5. Imprimer le rapport d'amortissement . Imprimez le rapport d'amortissement, trié par classe d'immobilisation.
6. Créez une entrée de journal . Créez l'écriture au journal d'amortissement mensuel à l'aide du modèle d'amortissement standard. L'écriture standard consiste à enregistrer un débit pour la dotation aux amortissements (au total ou par service) et à enregistrer un crédit au compte d'amortissement cumulé pour chaque classe d'immobilisations. Ces informations proviennent des totaux du rapport d'amortissement.
7. Saisissez la transaction . Enregistrez l'écriture de journal dans le logiciel de comptabilité.
8. Fichiers de sauvegarde des matériaux . Joindre l'état d'amortissement au formulaire d'écriture au journal et le classer dans le classeur des écritures au journal.

La procédure de transfert interministériel

Si les immobilisations sont régulièrement transférées d'un service à l'autre, il devrait y avoir une procédure garantissant la mise à jour des enregistrements connexes. Les étapes de la procédure sont:

1. Remplissez un formulaire identifiant l'actif transféré hors d'un service. Cela devrait inclure le numéro d'étiquette d'inventaire unique et une description générale de l'actif. Le responsable de ce service signe le formulaire pour reconnaître que l'actif doit être transféré ailleurs.
2. Le responsable du service recevant le bien signe également le formulaire pour en accuser réception.
3. Envoyez le formulaire au comptable des immobilisations, qui accède à l'enregistrement d'immobilisation dans le système comptable et attribue l'immobilisation au service destinataire. Le comptable transfère également la charge d'amortissement connexe au service destinataire.
4. Envoyez des copies du formulaire aux deux chefs de service, pour leurs archives.