Conception du système comptable
La conception des systèmes comptables
Le système comptable est essentiellement une base de données d'informations sur les transactions commerciales. L’utilisation principale d’une base de données est une source d’information, de sorte que le système comptable doit être conçu de manière rentable pour fournir les informations nécessaires. Les facteurs clés de la conception du système comptable sont les suivants:
Entrée simple ou double . Une très petite entreprise fonctionne simplement en enregistrant les encaissements et les paiements dans son chéquier. Ce système est connu sous le nom de système à entrée unique et n'est adéquat que lorsqu'un propriétaire d'entreprise n'a aucun intérêt à connaître le montant des actifs et des passifs détenus par une entreprise. Le système à entrée unique est extrêmement simpliste, mais peut être adéquat. Le système de double entrée est conçu pour enregistrer non seulement les ventes et les dépenses, mais également les actifs, les passifs et les capitaux propres, et fournit ainsi beaucoup plus d'informations. Le système de double entrée nécessite plus de compétences pour enregistrer les transactions et est utilisé par toutes les grandes organisations.
Comptant ou comptabilité d'exercice . La comptabilité de caisse enregistre uniquement les transactions au fur et à mesure que la trésorerie est reçue ou dépensée, tandis que la comptabilité d'exercice enregistre les transactions au moment où elles doivent être comptabilisées, indépendamment des variations de la trésorerie. La comptabilité d'exercice doit être conforme à l'un des référentiels comptables, tels que les principes comptables généralement reconnus ou les normes internationales d'information financière. Si vous prévoyez avoir besoin d'états financiers vérifiés à l'avenir, utilisez la comptabilité d'exercice.
Structure du code de compte . La structure du code de compte est la désignation numérique ou alphanumérique donnée à chaque compte dans lequel des informations sont stockées. Un code de compte long, tel qu'un code à sept chiffres ou plus, permet une grande partie de la tenue de registres spécifiques. Cependant, sa maintenance nécessite également plus de travail et il existe un risque plus élevé que les informations soient incorrectement codées dans les mauvais comptes. Ainsi, il est généralement préférable de réduire au minimum la complexité (c'est-à-dire la longueur) de la structure du code de compte. Les organisations plus petites peuvent trouver qu'une structure de code de compte à trois chiffres suffit pour enregistrer les informations, tandis que les entités plus grandes à divisions multiples peuvent nécessiter des structures de code beaucoup plus complexes.
Comptes utilisés . Vous devez décider quels comptes créer. Au minimum (pour un système de comptabilité d'exercice à double entrée), vous aurez besoin de comptes pour la trésorerie, les comptes clients, l'inventaire, les immobilisations, les comptes créditeurs, les charges à payer, les capitaux propres, les revenus, le coût des marchandises vendues et les frais administratifs. Cependant, même une petite entreprise a besoin de plusieurs fois ce nombre de comptes afin de garder une trace adéquate de ses opérations. En particulier, il sera probablement nécessaire de tenir un certain nombre de comptes de dépenses différents, afin d'examiner de plus près les dépenses.
Représentation divisionnaire . Une entreprise plus importante peut adopter un ensemble standard de comptes et les reproduire pour chacune de ses filiales. Cela peut également être nécessaire pour des gammes de produits ou des installations individuelles. Ce niveau de détail fin est particulièrement courant lorsqu'une entreprise exploite un système d'établissement des coûts basé sur l'activité.
Rapports . Les informations stockées dans le système comptable doivent être agrégées dans un système de rapports qui sont utilisés soit pour présenter les résultats financiers et la situation d'une entreprise, soit pour fournir des rapports plus spécifiques sur les résultats financiers. Bon nombre de ces rapports sont pré-emballés avec des progiciels de comptabilité, bien qu'une entreprise puisse avoir des besoins particuliers qui nécessitent des rapports conçus sur mesure.
Procédures . Un système comptable n'est pas opérationnel tant qu'il n'y a pas un ensemble de procédures en place qui montrent aux utilisateurs comment le système doit être exploité. Les procédures les plus courantes sont généralement documentées de manière assez détaillée et transmises aux employés par le biais de sessions de formation formelles.
Contrôles . Un certain nombre de contrôles comptables sont nécessaires pour garantir qu'un système comptable fonctionne de la manière prévue. Ces contrôles seront spécifiques à l'entreprise et pourront nécessiter la participation des auditeurs de l'entreprise ou d'un consultant externe pour s'assurer que l'ensemble des contrôles installés sont adaptés aux opérations de l'entreprise.
Bon nombre des problèmes que nous venons de mentionner sont si fondamentaux que vous devez les résoudre dès le départ, ou vous risquez d'avoir à reconstruire l'ensemble du système comptable à une date ultérieure pour tenir compte des changements nécessaires. En particulier, il est préférable d'adopter immédiatement un système de comptabilité en partie double et une comptabilité d'exercice.
