Définition du compte de dépenses
Le concept de compte de dépenses a deux significations différentes. L'un concerne les frais de déplacement et de représentation, et l'autre est un concept plus général identifiant un type de compte. Les deux définitions sont indiquées ci-dessous.
Le compte de frais T&E
Un compte de dépenses fait référence aux fonds versés à un employé, qui sont ensuite utilisés pour les dépenses de voyage et de divertissement. Les fonds du compte de dépenses peuvent être payés avant le moment où ils sont réellement dépensés pour les affaires de l'entreprise, auquel cas les fonds sont appelés une avance. Alternativement, les fonds peuvent être payés en réponse à la soumission d'un rapport de dépenses par un employé, auquel cas les fonds sont appelés un remboursement. Une avance est initialement enregistrée comme un actif courant, tandis qu'un remboursement est immédiatement comptabilisé en charge à mesure qu'il est encouru. Lorsqu'un employé présente la preuve de l'utilisation d'une avance, l'actif courant est alors comptabilisé en charge.
Le montant des paiements en espèces associé à un compte de dépenses a tendance à être plus élevé lorsqu'il est lié à un employé qui opère indépendamment des opérations internes d'une entreprise, dont le meilleur exemple est un vendeur. Ces personnes ont besoin d'un financement suffisant pour voyager plus que d'habitude pour les autres employés.
Le concept de compte de dépenses peut être abusé, soit en dépensant plus de fonds que ce qui serait requis par une personne prudente, soit en recevant des avances et en n'utilisant pas les liquidités au nom de l'entreprise. Par conséquent, de nombreuses entreprises imposent des contrôles stricts sur l'utilisation des comptes de dépenses, y compris l'utilisation des notes de frais, des politiques de voyage, des vérifications des paiements effectués et des examens continus du solde impayé du compte des avances.
Le type de compte de dépenses
La majeure partie de tous les comptes utilisés dans le grand livre général sont des comptes de dépenses. Il s'agit d'un type de compte temporaire dans lequel sont stockées toutes les dépenses engagées par une entité au cours d'une période comptable. Ainsi, il peut y avoir des comptes de dépenses pour les frais bancaires, le coût des marchandises vendues, les services publics, etc. Ces comptes sont considérés comme temporaires, car ils sont mis à zéro à la fin de l'exercice, pour faire place à l'enregistrement d'un nouvel ensemble de dépenses au cours de l'exercice suivant.
