Documents sources
Les documents sources sont la base physique sur laquelle les transactions commerciales sont enregistrées. Les documents sources sont généralement conservés pour servir de preuves lorsque les auditeurs examinent ultérieurement les états financiers d'une entreprise et doivent vérifier que des transactions ont effectivement eu lieu. Ils contiennent généralement les informations suivantes:
Une description d'une transaction commerciale
La date de la transaction
Un montant d'argent spécifique
Une signature autorisant
De nombreux documents sources sont également tamponnés pour indiquer une approbation, ou pour noter la date du jour ou les comptes à utiliser pour enregistrer la transaction sous-jacente.
Un document source n'a pas besoin d'être un document papier. Il peut également être électronique, comme un enregistrement électronique des heures travaillées par un employé, telles qu'elles sont entrées dans le système de chronométrage d'une entreprise via un smartphone.
Voici des exemples de documents source et de leurs transactions commerciales associées qui apparaissent dans les registres financiers:
Relevé bancaire . Celui-ci contient un certain nombre d'ajustements au solde comptable de la trésorerie disponible d'une entreprise que l'entreprise doit consulter pour aligner ses registres sur ceux de la banque.
Bande de caisse enregistreuse . Cela peut être utilisé comme preuve de ventes au comptant, ce qui prend en charge l'enregistrement d'une transaction de vente.
Reçu de carte de crédit . Cela peut être utilisé comme preuve d'un décaissement de fonds de la petite caisse.
Images de vérification de la boîte de verrouillage . Ces images prennent en charge l'enregistrement des encaissements des clients.
Bon de livraison . Cela décrit les articles expédiés à un client et prend ainsi en charge l'enregistrement d'une transaction de vente.
Commande client . Ce document, lorsqu'il est associé à un connaissement et / ou une liste de colisage, peut être utilisé pour facturer un client, qui à son tour génère une transaction de vente.
Facture fournisseur . Il s'agit d'un document source qui prend en charge l'émission d'un paiement en espèces, par chèque ou électronique à un fournisseur. Une facture fournisseur prend également en charge l'enregistrement d'une dépense, d'un article en stock ou d'une immobilisation.
Carte de temps . Cela prend en charge l'émission d'un chèque de paie ou d'un paiement électronique à un employé. Si les heures des employés sont facturées aux clients, il prend également en charge la création de factures clients.
Par exemple, une entreprise exerce une activité de conseil. il accumule des informations sur les heures travaillées à partir des feuilles de temps des employés, qui sont ensuite incluses dans les factures des clients qui, à leur tour, entraînent la création d'une transaction de vente et de comptes clients. Ainsi, dans cette situation, la feuille de temps est le document source d'une transaction de vente.
Il existe un certain nombre de contrôles possibles qui peuvent être utilisés pour réduire le risque que les documents sources ne soient pas correctement enregistrés dans un système comptable. L'un des contrôles les plus courants consiste à pré-numéroter les documents afin que les documents manquants soient plus faciles à retrouver. Un autre contrôle consiste à rapprocher les soldes des comptes avec les pièces justificatives pour voir si certains documents n'ont pas été enregistrés ou si certaines transactions enregistrées dans les comptes ne semblent pas avoir de pièces justificatives.
Divers règlements exigent que certains documents sources soient conservés pendant un certain nombre d'années. Il peut également être prudent de conserver ces documents indépendamment de la réglementation, ne serait-ce que pour fournir des preuves en cas de poursuite ou pour fournir un meilleur service client. Pour ces raisons, une entreprise devrait adopter une politique de destruction de documents qui contrôle strictement le déchiquetage ou toute autre forme d'élimination des documents sources jusqu'à ce qu'un certain nombre d'années se soient écoulées.
