Comment enregistrer un paiement par carte de crédit

L'enregistrement d'un paiement par carte de crédit implique la saisie détaillée des informations d'un relevé de carte de crédit dans le système comptable d'une entreprise. Lorsqu'un processeur de carte de crédit soumet un relevé de carte de crédit à une entreprise, l'entreprise reçoit essentiellement une facture volumineuse qui comprend de nombreux articles pour un large éventail d'achats. Étant donné que le contenu du relevé peut être très varié, il est difficile d'attribuer un seul code de facturation par défaut au compte (comme c'est le cas avec la plupart des autres fournisseurs, qui ont tendance à être associés à une petite gamme d'achats). Au lieu de cela, le personnel chargé de la saisie des données sur les comptes fournisseurs doit parcourir chacun de ces relevés et attribuer manuellement des codes de frais à chaque poste, en fonction du type de dépense.Une alternative consiste à transmettre ces relevés aux utilisateurs de la carte et à leur demander de remplir les informations requises, bien que cette approche ait tendance à retarder le traitement des paiements.

Le personnel des comptes fournisseurs peut recevoir une liste standard de comptes auxquels les articles facturés sont affectés, car il existe une bonne régularité dans les types d'articles achetés avec une carte de crédit. Voici des exemples d'articles couramment achetés:

• Voyage et divertissement

• Fournitures de bureau

• Coût des marchandises vendues

• Abonnements

La contrepartie de l'écriture de dépenses pour l'un des éléments précédents est le compte des comptes fournisseurs.

Une fois enregistré dans le système des comptes fournisseurs, un paiement par chèque est finalement effectué au montant indiqué sur le relevé de carte de crédit (plus ou moins tout ajustement), où il y a un débit sur le compte des comptes fournisseurs et un crédit sur le compte de caisse. L'avis de versement est ensuite retiré du relevé, joint au chèque et envoyé par la poste au processeur de carte de crédit. Le personnel des comptes fournisseurs joint ensuite une copie du chèque à la partie restante du relevé de carte et le classe par mois.

Le processus de comptabilité par carte de crédit indiqué ici doit être répété exactement chaque mois. Sinon, même un seul relevé de carte peut contenir une dépense si importante qu'un traitement incorrect pourrait avoir un impact notable sur les résultats financiers d'une organisation.