Système Lockbox
Un lockbox est une adresse postale gérée par une banque à laquelle une entreprise dirige ses clients pour envoyer leurs paiements. La banque ouvre le courrier entrant, dépose tous les fonds reçus sur le compte bancaire de l'entreprise et scanne les paiements et toutes les informations de versement. Les images numérisées sont publiées sur un site Web sécurisé, où le personnel comptable de l'entreprise peut accéder aux images pour appliquer les paiements aux comptes débiteurs impayés.
Un système de boîtes aux lettres est un agencement de plusieurs boîtes aux lettres qui sont stratégiquement placées à proximité de groupes géographiques de clients de l'entreprise, de sorte que le temps de courrier global des clients aux boîtes aux lettres soit minimisé. Un système de lockbox est encouragé par les banques, qui perçoivent des frais mensuels fixes pour chaque lockbox, ainsi que des frais de service pour chaque paiement traité. Par exemple, une entreprise de Boston peut choisir d'avoir des boîtes aux lettres à Chicago, Los Angeles, Houston et Miami, afin de réduire le flottant de courrier pour les paiements effectués par des clients situés à proximité de ces villes.
Les banques fournissent un service d'examen périodique pour faire correspondre les adresses à partir desquelles les clients émettent leurs paiements vers des emplacements de boîtes aux lettres, pour voir si la configuration de la boîte aux lettres est optimisée. Dans le cas contraire, les boîtes aux lettres sont déplacées vers des emplacements plus centrés sur le client et les clients sont avertis de modifier leurs adresses de renvoi vers les nouveaux emplacements. Il n'est pas recommandé de changer constamment l'emplacement des boîtes aux lettres, car cela dérange les employés des comptes fournisseurs des clients, qui doivent continuer à mettre à jour les adresses de paiement dans leurs systèmes informatiques.
Un système de boîtes aux lettres est un excellent moyen de réduire le flot de courrier pour une grande entreprise qui a une clientèle nationale ou internationale. Il est rarement nécessaire pour une petite entreprise ayant une clientèle locale d'utiliser plus d'un seul coffre-fort dans une banque locale, car toute réduction du volume de courrier est plus que compensée par les frais bancaires associés.
Au fur et à mesure que le mode de paiement s'éloigne progressivement des chèques et se tourne vers les paiements électroniques, le besoin de systèmes de boîtes aux lettres est susceptible de diminuer.
