Types de fraude sur la paie
La fraude sur la paie est le vol d'espèces à une entreprise via le système de traitement de la paie. Les employés peuvent commettre une fraude sur la paie de plusieurs façons. Elles sont:
Avances non remboursées . Le type de fraude le plus passif se produit lorsqu'un employé demande une avance sur sa paie et ne la rembourse jamais. Cela fonctionne mieux lorsque le personnel comptable n'enregistre pas les avances en tant qu'actifs (au lieu de les imputer directement aux dépenses) ou ne surveille jamais le remboursement. Ainsi, le non-paiement des avances nécessite une inactivité de la part du bénéficiaire et un enregistrement et un suivi des transactions inadéquats par le personnel comptable. Une procédure mensuelle d'examen des avances éliminera ce problème.
Buddy poinçonnage . Un employé s'arrange avec ses collègues pour qu'ils inscrivent ses heures dans l'horloge de l'entreprise pendant qu'il prend son jour de congé. Les contrôles prudentiels et la menace de licenciement sont les meilleurs moyens d'éviter ce risque. Une alternative plus coûteuse consiste à utiliser des horloges biométriques, qui identifient de manière unique chaque personne qui se connecte au système de chronométrage.
Employés fantômes . Le personnel de la paie crée un faux employé dans les registres de paie ou prolonge la paie d'un employé qui vient de quitter l'entreprise et modifie le relevé de paiement de sorte que le paiement par dépôt direct ou le chèque de paie leur soit fait. Cela fonctionne mieux dans les grandes entreprises où les superviseurs ont un personnel très important et ne suivent donc pas la rémunération de manière suffisamment détaillée. Cela fonctionne également bien lorsqu'un superviseur a quitté l'entreprise et n'a pas encore été remplacé, de sorte que les employés fantômes peuvent être insérés dans leurs services jusqu'à ce qu'un nouveau superviseur soit nommé. Une vérification périodique des registres de paie est nécessaire pour repérer les employés fantômes. Une autre façon de repérer un employé fantôme est lorsqu'il n'y a pas de retenues sur un chèque de paie, puisque l'auteur veut recevoir le montant maximum d'argent.
Détournement de chèque de paie . Les employés pourraient prendre le chèque de paie d'un autre employé absent, puis encaisser le chèque pour eux-mêmes. Cela peut être évité en demandant au payeur de conserver tous les chèques non réclamés dans un coffre-fort verrouillé et en exigeant que toute personne recevant un chèque de paie prouve son identité avec un permis de conduire ou un document similaire.
Modification du taux de rémunération . Les employés s'entendent avec le commis à la paie pour augmenter le montant de leur salaire horaire dans le système de paie. Un commis plus intelligent ramènera alors le taux de rémunération à son niveau d'origine après avoir commis cette fraude pendant seulement quelques périodes de paie, de sorte que le problème soit moins facile à repérer. Cela peut être détecté en faisant correspondre les documents d'autorisation de taux de paie au registre de paie.
Heures non autorisées . Le type de fraude sur la paie le plus courant est peut-être le remplissage des feuilles de temps par les employés, généralement par incréments suffisamment petits pour échapper à l'avis des superviseurs. C'est un problème particulier lorsque les superviseurs sont connus pour ne faire que des révisions superficielles des feuilles de temps. Le meilleur contrôle de ce type de fraude est le contrôle prudentiel.
En bref, il existe de nombreuses façons dont le montant de la masse salariale versée peut être augmenté frauduleusement. Ceci est difficile à repérer lorsque les montants concernés sont faibles, vous devez donc considérer le coût des activités de prévention par rapport au montant des économies qui seront générées.
