Erreurs de balance de vérification
La balance de vérification est un niveau récapitulatif de la liste du débit ou du crédit total de chaque compte. Vous utilisez normalement la balance de vérification initiale ou non ajustée pour deux raisons:
S'assurer que le total de tous les débits est égal au total de tous les crédits, garantissant ainsi que toutes les transactions sous-jacentes sont en équilibre.
À utiliser comme point de départ pour les écritures d'ajustement qui mettront les informations de la balance de vérification en conformité avec un cadre comptable, tel que les principes comptables généralement reconnus ou les normes internationales d'information financière.
Cette balance de vérification non ajustée peut contenir un certain nombre d'erreurs, dont seules quelques-unes sont faciles à repérer dans le format du rapport de balance de vérification. Voici les erreurs les plus courantes, avec des suggestions sur la façon de les trouver:
Inscriptions faites deux fois . Si une entrée est effectuée deux fois, la balance de vérification sera toujours en équilibre, ce n'est donc pas un bon document pour la trouver. Au lieu de cela, pour une transaction en cours, vous devrez peut-être attendre que le problème se résolve. Par exemple, une facture en double adressée à un client sera rejetée par le client, tandis qu'une facture en double d'un fournisseur sera (espérons-le) repérée lors du processus d'approbation de la facture.
Inscriptions pas du tout faites . Impossible de trouver sur la balance de vérification, puisqu'elle n'est pas là (!). Votre meilleur pari est de maintenir une liste de contrôle des entrées standard et de vérifier qu'elles ont toutes été effectuées.
Entrées sur le mauvais compte . Cela peut être apparent avec un rapide coup d'œil à la balance de vérification, puisqu'un compte qui n'avait auparavant aucun solde en a maintenant un. Sinon, la meilleure forme de correction est préventive - utilisez des modèles d'écritures de journal standard pour toutes les écritures récurrentes.
Entrées annulées . Une entrée pour un débit peut être enregistrée par erreur comme un crédit, et vice versa. Ce problème peut être visible sur la balance de vérification, en particulier si l'entrée est suffisamment grande pour changer le signe d'un solde de clôture à l'inverse de son signe habituel.
Numéros transposés . Les chiffres d'un nombre peuvent avoir été changés. Ceci est facile à trouver, car l'entrée sous-jacente est déséquilibrée et n'aurait donc pas dû être acceptée par le logiciel comptable. Si un système manuel est utilisé, les totaux des écritures au journal doivent être comparés aux totaux de la balance de vérification. Ce problème concerne le suivant.
Entrées déséquilibrées . Ceci est répertorié en dernier, car c'est impossible dans un environnement informatisé, où les entrées doivent être équilibrées ou le système ne les acceptera pas. Si vous utilisez un système manuel, le problème apparaîtra dans les totaux des colonnes de la balance de vérification. Cependant, localiser l'entrée exacte est beaucoup plus difficile et nécessitera un examen détaillé de chaque entrée, ou du moins des totaux dans chaque grand livre auxiliaire qui roule dans le grand livre général.
Chaque fois que vous corrigez une erreur, assurez-vous d'utiliser une entrée de journal clairement étiquetée avec des pièces justificatives, afin que quelqu'un d'autre puisse retracer votre travail à une date ultérieure.
