Inventaire

La prise d'inventaire est le comptage de l'inventaire disponible. Cela signifie identifier chaque article disponible, le compter et récapituler ces quantités par article. Il peut également y avoir une étape de vérification, où les résultats du comptage sont comparés aux comptages des unités d'inventaire dans le système informatique d'une entreprise. L'inventaire est une exigence courante d'un système d'inventaire périodique et peut également être exigé dans le cadre de l'audit annuel d'une entreprise. En bref, l'inventaire aboutit à un document de niveau récapitulatif qui contient une liste des quantités disponibles pour chaque article en stock à un moment donné. Les étapes procédurales nécessaires pour ce faire sont les suivantes:

  1. Sélectionnez et formez les équipes de comptage sur la façon de procéder aux dénombrements et remplissez les documents associés.

  2. Fixez une heure limite après laquelle aucun autre inventaire dans la zone de réception n'est autorisé dans l'entrepôt et aucun article n'est expédié. Il est utile s'il n'y a pas d'activité de production, de réception ou d'expédition le jour du comptage.

  3. Attribuez des zones de responsabilité de comptage dans l'entrepôt à chaque équipe de comptage.

  4. Distribuez une séquence pré-numérotée de balises de comptage à chaque équipe et connectez-vous aux tranches de numéros distribuées.

  5. Dans chaque équipe de comptage, une personne identifie et compte l'inventaire tandis qu'une autre personne remplit l'étiquette de comptage. La balise d'origine est enregistrée dans l'inventaire et l'équipe conserve une copie de sauvegarde.

  6. Lorsque chaque équipe a fini de compter, elle remet les balises de comptage. L'administrateur de balises de comptage vérifie si des balises sont manquantes, ce qui peut nécessiter une recherche supplémentaire pour trouver les balises. Ils sont généralement toujours attachés aux balises qui ont été enregistrées dans l'inventaire.

  7. Le commis aux balises de comptage récapitule les balises de comptage dans une feuille de calcul, qui est utilisée pour créer des totaux récapitulatifs pour chaque article d'inventaire. Une alternative consiste à saisir les informations dans une base de données, ce qui permet de mieux regrouper les totaux récapitulatifs.

  8. Le comptable des coûts compare les informations obtenues aux soldes unitaires maintenus dans le système d'inventaire permanent de l'entreprise (en supposant qu'il en possède un). S'il y a des écarts importants par rapport à la base de données existante, une équipe de comptage retourne à l'entrepôt pour vérifier les comptages d'origine.

Il s'agit d'un processus à forte intensité de main-d'œuvre et qui peut nécessiter un temps d'arrêt important au sein de l'entrepôt, de sorte que les entreprises essaient généralement d'éviter l'inventaire le plus possible.

Une forme plus fréquente d'inventaire est appelée comptage cyclique, qui est effectué tous les jours. Si une entreprise utilise le comptage cyclique, le personnel de l'entrepôt compte l'inventaire dans une petite partie de l'entrepôt et fait correspondre ses informations de comptage avec les enregistrements du système informatique. S'il y a des erreurs, le personnel de l'entrepôt les corrige et examine également les raisons sous-jacentes pour lesquelles les erreurs se sont produites. Un programme actif de comptage cyclique améliorera au moins le niveau de précision des registres d'inventaire et peut même rendre inutile la réalisation d'un inventaire physique de fin de mois.

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