Dépenses accrues

Une dépense à payer est une dépense qui a été engagée, mais pour laquelle il n'y a pas encore de documentation de dépenses. À la place de la documentation des dépenses, une écriture de journal est créée pour enregistrer une charge à payer, ainsi qu'un passif de compensation (qui est généralement classé comme un passif à court terme dans le bilan). En l'absence d'écriture de journal, la dépense n'apparaîtrait pas du tout dans les états financiers de l'entité au cours de la période au cours de laquelle elle s'est engagée, ce qui entraînerait des bénéfices déclarés trop élevés au cours de cette période. En bref, les charges à payer sont comptabilisées pour accroître l'exactitude des états financiers, de sorte que les dépenses correspondent plus étroitement aux revenus auxquels elles sont associées.

Une dépense payée d'avance est l'inverse d'une charge à payer, puisqu'un passif est payé avant que le service ou l'actif sous-jacent n'ait été consommé. Par conséquent, un actif prépayé apparaît initialement au bilan comme un actif.

Dépenses à payer en pratique

Voici des exemples de dépenses couramment comptabilisées:

• Intérêts sur les prêts pour lesquels aucune facture prêteur n'a encore été reçue

• Marchandises reçues et consommées ou vendues, pour lesquelles aucune facture fournisseur n'a encore été reçue

• Services reçus, pour lesquels aucune facture fournisseur n'a encore été reçue

• Taxes encourues, pour lesquelles aucune facture d'une entité gouvernementale n'a encore été reçue

• Salaires engagés, pour lesquels le paiement aux employés n'a pas encore été effectué

Un exemple de dépense à payer est une situation dans laquelle une entreprise reçoit des fournitures de bureau d'un fournisseur vers la fin d'un mois, mais n'a pas encore reçu de facture du fournisseur au moment où l'entreprise ferme ses livres pour le mois. Pour enregistrer correctement cette dépense dans le mois de la réception, le personnel comptable enregistre une dépense dans le compte de dépenses de fournitures avec un débit du montant qu'il s'attend à être facturé par le fournisseur et enregistre un crédit sur un compte de passif des charges à payer. Ainsi, si le montant des fournitures de bureau était de 500 $, l'écriture de journal serait un débit de 500 $ au compte de dépenses de fournitures de bureau et un crédit de 500 $ au compte du passif des charges à payer.

L'écriture de journal est normalement créée comme une écriture contre-passante automatique, de sorte que le logiciel de comptabilité crée automatiquement une écriture de compensation à partir du début du mois suivant. Ensuite, lorsque le fournisseur soumet finalement une facture à l'entité, il annule l'écriture contrepassée.

Pour continuer avec l'exemple précédent, l'écriture de 500 $ serait contrepassée le mois suivant, avec un crédit au compte de dépenses de fournitures de bureau et un débit au compte de passif des charges à payer. L'entreprise reçoit ensuite la facture fournisseur de 500 $ et l'enregistre normalement via le module des comptes fournisseurs du logiciel de comptabilité, ce qui entraîne un débit sur le compte de dépenses des fournitures de bureau et un crédit sur le compte des comptes fournisseurs. Le résultat net du mois suivant n'est donc pas du tout une nouvelle comptabilisation des dépenses, le passif de paiement étant transféré au compte des créditeurs.

De façon réaliste, le montant d'une charge à payer n'est qu'une estimation et est donc susceptible d'être quelque peu différent du montant de la facture fournisseur qui arrive à une date ultérieure. Par conséquent, il y a généralement un petit montant supplémentaire de dépenses ou une comptabilisation négative des dépenses le mois suivant, une fois que la contrepassation de l'écriture au journal et le montant de la facture fournisseur sont compensés l'un par rapport à l'autre.

D'un point de vue pratique, les dépenses immatérielles ne sont pas comptabilisées, car la création et la documentation des écritures de journal associées nécessitent trop de travail. De plus, un grand nombre d'écritures au journal des dépenses à payer ralentira le processus de clôture de fin de mois.

Exemples d'entrées au journal des dépenses comptabilisées

• Fournitures de bureau reçues et il n'y a pas de facture fournisseur à la fin du mois: débit aux frais de fournitures de bureau, crédit aux charges à payer.

• Heures travaillées mais non payées à la fin du mois: débit des charges salariales, crédit des charges à payer.

• Passif au titre des avantages sociaux encouru et il n'y a pas de facture fournisseur à la fin du mois: débit aux charges sociales, crédit aux charges à payer

• Les impôts sur le revenu sont comptabilisés en fonction du revenu gagné . Débit à la charge d'impôts, crédit aux charges à payer.

Les trois premières entrées devraient s'inverser le mois suivant. Les impôts sur les bénéfices sont généralement conservés comme charges à payer jusqu'à ce qu'ils soient payés.