Contrôles d'inventaire
L'investissement d'une entreprise dans les stocks est généralement important et peut comprendre de nombreux articles de marchandise qui peuvent être facilement volés et revendus. Si l'inventaire contient principalement des matières premières, le suivi est essentiel pour garantir que les processus de production qui l'utilisent ne manqueront pas de matières. Cela signifie que vous devez mettre en œuvre un ensemble de contrôles, soit pour empêcher le vol, soit pour garantir que l'opération de fabrication ne manque pas d'entrées. Nous décrirons ci-dessous un certain nombre de contrôles clés à considérer pour votre investissement en stocks. Les principaux contrôles internes de votre inventaire sont:
Clôturez et verrouillez l'entrepôt . Le contrôle d'inventaire le plus important consiste simplement à verrouiller l'entrepôt. Cela signifie que vous construisez une clôture autour de l'inventaire, verrouillez la porte et n'autorisez que le personnel autorisé à entrer dans l'entrepôt.
Organisez l'inventaire . Organiser simplement l'inventaire dans l'entrepôt peut ne pas sembler un contrôle, mais si vous ne pouvez pas le trouver, vous ne pouvez pas le contrôler. Ainsi, une base fondamentale pour le contrôle interne des stocks est de numéroter tous les emplacements, d'identifier chaque article en stock et de suivre ces articles par emplacement.
Comptez tous les stocks entrants . Ne croyez pas simplement le fournisseur que la quantité indiquée sur la livraison est la bonne. Comptez l'inventaire avant de l'enregistrer comme reçu. Cela empêche les erreurs d'être introduites dans les registres d'inventaire.
Inspectez l'inventaire entrant . Vérifiez que tous les stocks entrants sont du type correct et ne sont pas endommagés. Tous les articles qui échouent à l'inspection doivent être retournés immédiatement et le personnel des comptes fournisseurs doit être informé que les articles retournés ne doivent pas être payés.
Marquez tout l'inventaire . Chaque rebut de stock dans l'entrepôt doit être identifié par une étiquette indiquant le numéro de pièce, la description, l'unité de mesure et la quantité. Dans le cas contraire, les articles en stock seront forcément mal identifiés.
Séparez l'inventaire appartenant au client . S'il y a un inventaire sur place que les clients possèdent, le personnel de l'entrepôt le comptera probablement comme s'il appartenait à l'entreprise, alors ayez une procédure en place pour étiqueter ces articles comme appartenant au client à leur arrivée et les séparer dans un partie séparée de l'entrepôt.
Standardisez la tenue de registres pour la préparation des stocks . Lorsqu'un article est prélevé sur l'étagère de l'entrepôt, pour une utilisation dans la zone de production ou pour la vente aux clients, ayez une procédure standard pour enregistrer les prélèvements dès qu'ils quittent l'entrepôt (ce qui est plus facile s'il y a une clôture d'entrepôt , et l'inventaire ne peut passer que par une seule porte contrôlée).
Inscrivez-vous pour tout inventaire retiré de l'entrepôt . Si des articles en stock sont retirés de l'entrepôt pour des raisons en dehors du processus de prélèvement normal, demandez à la personne de retirer le signe d'inventaire pour l'enlèvement, afin qu'il y ait un enregistrement de qui est responsable.
Vérifiez la nomenclature . La nomenclature est un enregistrement des pièces utilisées pour construire un produit. La nomenclature est utilisée pour prélever des articles en stock, donc si la facture est incorrecte, les préparateurs retireront les montants incorrects de l'entrepôt. Cela nécessite un audit périodique de chaque facture, ainsi qu'un accès par mot de passe aux enregistrements de nomenclature dans le système informatique.
Tracez les demandes supplémentaires et les retours . Si le personnel de production demande des livraisons supplémentaires de pièces ou renvoie des montants excédentaires à l'entrepôt, il y a une erreur dans les registres de prélèvement (éventuellement dans la nomenclature, comme indiqué ci-dessus).
Effectuer un examen périodique des stocks obsolètes . L'entrepôt peut finir par devenir saturé par des stocks obsolètes qui ne peuvent pas être utilisés, ce qui nécessite des coûts de stockage élevés et interfère également avec les composants nécessaires à la production. Formez un comité d'examen des matériaux qui parcourt périodiquement les registres d'inventaire pour déterminer quels articles doivent être vendus ou éliminés.
Effectuer des comptages de cycles . Demandez au personnel de l'entrepôt de procéder à de petits et fréquents dénombrements d'une petite partie de l'inventaire, d'enquêter et de corriger les erreurs qu'ils trouvent. Cela améliore progressivement la précision des enregistrements d'inventaire.
Examiner les registres d'inventaire à solde négatif . Si les registres comptables montrent qu'il y a un inventaire négatif en main, il y a évidemment un défaut de transaction qui a causé le solde négatif. C'est une cible privilégiée pour une enquête détaillée.
Enregistrez les transactions de rebut . Ne jetez pas simplement les déchets dans une poubelle lorsque cela se produit. Si vous le faites, le système comptable pense toujours que l'article mis au rebut est en stock et surestimera donc le montant de l'inventaire. Au lieu de cela, créez une procédure pour suivre régulièrement les rebuts.
Un certain nombre de problèmes peuvent encore survenir avec l'exactitude des enregistrements d'inventaire malgré ces contrôles, alors soyez prêt à ajouter d'autres contrôles si les problèmes persistent.
