Analyse des comptes clients

Aperçu des comptes clients

Les débiteurs sont les montants dus à une entreprise par ses clients et comprennent un nombre potentiellement important de montants facturés. Les débiteurs constituent la principale source de flux de trésorerie entrants pour la plupart des entreprises, vous devez donc analyser ces factures dans leur ensemble pour vérifier la santé des flux de trésorerie sous-jacents. Plusieurs techniques d'analyse des comptes clients sont décrites ci-dessous.

Analyse des comptes clients

L'une des méthodes les plus simples pour analyser l'état des comptes clients d'une entreprise consiste à imprimer un rapport de vieillissement des comptes clients, qui est un rapport standard dans tout logiciel de comptabilité. Ce rapport divise l'âge des comptes clients en plusieurs catégories, que vous pouvez parfois modifier dans le logiciel de comptabilité pour correspondre à vos conditions de facturation. Les plages horaires les plus courantes sont de 0 à 30 jours, de 31 à 60 jours, de 61 à 90 jours et de plus de 90 jours. Toutes les factures tombant dans les tranches horaires représentant des périodes supérieures à 30 jours suscitent un sentiment d'alarme croissant, surtout si elles tombent dans la tranche horaire la plus ancienne. Il y a plusieurs problèmes à prendre en compte lorsque vous analysez en fonction d'un rapport de vieillissement, à savoir:

• Conditions de crédit individuelles . La direction peut avoir autorisé des conditions de crédit inhabituellement longues à des clients spécifiques, ou peut-être uniquement pour des factures particulières. Si tel est le cas, ces articles peuvent sembler être en retard de paiement alors qu'ils ne sont en fait pas encore dus du tout.

• Distance par rapport à la date de facturation . Dans de nombreuses entreprises, la majorité de toutes les factures sont facturées à la fin du mois. Si vous exécutez le rapport de vieillissement quelques jours plus tard, il affichera probablement toujours les comptes clients impayés d'il y a un mois pour lesquels le paiement est sur le point d'arriver, ainsi que le montant total de toutes les créances qui viennent d'être facturées. Au total, il apparaît que les créances sont en mauvais état. Cependant, si vous exécutiez le rapport juste avant les activités de facturation de fin de mois, il y aurait beaucoup moins de comptes débiteurs dans le rapport et il pourrait sembler y avoir très peu de liquidités provenant des créances non recouvrées.

• Taille du seau de temps . Vous devez faire correspondre approximativement la durée des plages horaires dans le rapport aux conditions de crédit de l'entreprise. Par exemple, si les conditions de crédit ne sont que de dix jours et que la première tranche de temps s'étend sur 30 jours, presque toutes les factures semblent être à jour.

• Crédits non appliqués . Il peut y avoir des crédits non appliqués sur le rapport. Si tel est le cas, nettoyez le rapport en recherchant les factures sur lesquelles ils auraient dû être appliqués. Cela pourrait réduire le montant des créances en souffrance figurant dans le rapport.

Un autre outil d'analyse des comptes clients est la ligne de tendance. Vous pouvez tracer le solde des créances impayées à la fin de chaque mois pour l'année écoulée et l'utiliser pour prédire le montant des créances qui devraient être impayées dans un proche avenir. Il s'agit d'un outil particulièrement utile lorsque les ventes sont saisonnières, car vous pouvez appliquer la variabilité saisonnière aux estimations des niveaux de ventes futurs.

L'analyse des tendances est également utile pour comparer le pourcentage de créances irrécouvrables aux ventes sur une période donnée. S'il y a une forte tendance récurrente dans ce pourcentage, la direction peut vouloir prendre des mesures. Par exemple, si le pourcentage de créances douteuses augmente, la direction peut souhaiter autoriser des conditions de crédit plus strictes pour les clients. À l'inverse, si le pourcentage de créances irrécouvrables est extrêmement faible, la direction peut choisir de relâcher le crédit afin d'étendre les ventes à des clients un peu plus risqués. Il s'agit d'un outil particulièrement utile lorsque vous exécutez l'analyse du pourcentage de créances irrécouvrables pour des clients individuels, car il peut mettre en évidence des problèmes pouvant indiquer la faillite imminente d'un client.

Il y a plusieurs problèmes à prendre en compte lorsque vous utilisez l'analyse des lignes de tendance, à savoir:

• Changement de politique de crédit . Si la direction a autorisé une modification de la politique de crédit, cela peut entraîner des changements soudains des débiteurs ou des niveaux de créances douteuses.

• Changement de produits ou de métiers . Si une entreprise ajoute ou supprime de sa combinaison de produits ou de lignes d’activité, cela peut entraîner de profonds changements dans la tendance des comptes clients.

• Changement des conditions commerciales . Si l'économie est en déclin, il peut y avoir une tendance à la hausse des créances douteuses bien au-dessus de la moyenne historique.

Un troisième type d'analyse des comptes débiteurs est l'analyse des ratios. Le ratio le plus couramment utilisé est la période de recouvrement des comptes clients, qui révèle le nombre de jours pendant lesquels une facture client moyenne reste impayée avant d'être payée. La formule est:

Créances moyennes ÷ (Ventes annuelles ÷ 365 jours)

Par exemple, s'il y a habituellement 500 000 $ de comptes débiteurs impayés à tout moment et que les ventes annuelles sont de 3,65 millions de dollars, la période de recouvrement des comptes clients est calculée comme suit:

500000 $ Débiteurs ÷ (3650000 $ Ventes annuelles ÷ 365 jours)

= Période de collecte de 50 jours

Dans l'exemple, nous ne pouvons pas dire si une période de recouvrement de 50 jours est bonne ou mauvaise, car nous ne connaissons pas la durée des conditions de crédit.

En résumé, la meilleure façon d'analyser les comptes débiteurs est d'utiliser les trois techniques mentionnées ici. Vous pouvez utiliser la période de recouvrement des comptes clients pour avoir une idée générale de la capacité d'une entreprise à recouvrer ses comptes clients, ajouter une analyse du rapport de vieillissement pour déterminer exactement quelles factures posent des problèmes de recouvrement, puis ajouter une analyse de tendance pour voir si ces problèmes ont évolué au fil du temps.

Autres types d'analyse

Une analyse intéressante liée aux comptes clients est une ligne de tendance de la proportion des ventes des clients qui sont payées au moment de la vente, en notant le type de paiement utilisé. Les changements dans les procédures et politiques de vente d'une entreprise peuvent déplacer les ventes vers ou s'éloigner des paiements initiaux, ce qui a donc un impact sur le montant et les caractéristiques des comptes clients.