Le système de régie
Le système de régie d'avances est un système comptable pour le paiement et le réapprovisionnement de la petite caisse. La petite caisse est une petite réserve d'espèces conservée sur place dans un lieu d'affaires pour les besoins de trésorerie accessoires. Le système d’avances temporaires est conçu pour fournir une méthode manuelle rudimentaire de suivi des soldes de petite caisse et de la façon dont les espèces sont utilisées. Les caractéristiques essentielles d'un système d'avances temporaires sont:
Un montant fixe de trésorerie est alloué à un fonds de petite caisse, qui est inscrit dans un compte séparé dans le grand livre général.
Toutes les distributions en espèces de la petite caisse sont documentées avec des reçus.
Les reçus de décaissement de la petite caisse servent de base aux réapprovisionnements périodiques du fonds de petite caisse.
Les écarts entre les soldes de fonds prévus et réels sont régulièrement examinés et étudiés.
Essentiellement, les dépenses sont comptabilisées lorsque de nouvelles reconstitutions de trésorerie sont effectuées dans la petite caisse à partir du compte courant de l'entreprise. Lorsque les espèces sont payées à partir du compte courant, l’entrée est un débit des diverses dépenses pour lesquelles des reçus sont fournis par le gardien de la petite caisse et un crédit sur le compte de caisse.
À moins que le montant de trésorerie affecté à la petite caisse ne soit délibérément modifié, il n'y a aucune raison pour qu'il y ait jamais une autre entrée dans le compte utilisé pour documenter le solde de la petite caisse, puisque toutes les reconstitutions de la petite caisse proviennent du compte courant de l'entreprise.
La principale caractéristique de ce système est la nécessité de documenter toutes les dépenses. Cela est un excellent moyen de maintenir un niveau élevé de contrôle sur les décaissements en espèces.
Le système de régie d'avances est de moins en moins populaire, car de nombreuses entreprises préfèrent utiliser les cartes de crédit de l'entreprise pour les achats accessoires, ou demander aux employés de payer en espèces puis de demander un remboursement via le système de remboursement des dépenses de l'entreprise. En outre, le système d’avances temporaires peut provoquer des fuites de liquidités dans une entreprise, soit par le vol de l’argent liquide, soit parce que le gardien de la petite caisse ne fait pas un travail approprié d’enregistrement des décaissements.
