La différence entre un journal et un registre
Les journaux et les grands livres sont l'endroit où les transactions commerciales sont enregistrées dans un système comptable. Essentiellement, les informations de niveau de détail des transactions individuelles sont stockées dans l'un des nombreux journaux possibles, tandis que les informations contenues dans les journaux sont ensuite résumées et transférées (ou enregistrées) dans un grand livre. Le processus d'affichage peut avoir lieu assez fréquemment ou être aussi peu fréquent qu'à la fin de chaque période de rapport. Les informations contenues dans le grand livre représentent le plus haut niveau d'agrégation d'informations, à partir duquel les balances de vérification et les états financiers sont produits.
En règle générale, un utilisateur d'informations financières examinera les informations de niveau récapitulatif stockées dans un grand livre, peut-être en utilisant une analyse de ratio ou une analyse de tendance, pour localiser les anomalies qui nécessitent une enquête plus approfondie. Ils se réfèrent ensuite aux informations de journal sous-jacentes pour accéder aux détails de ce qui constitue les informations dans le grand livre (ce qui peut entraîner une enquête encore plus détaillée des pièces justificatives). Ainsi, les informations peuvent être regroupées des journaux aux grands livres pour produire des états financiers, et rétrogradées pour enquêter sur les transactions individuelles.
Il peut y avoir plusieurs journaux, chacun traitant généralement de domaines à volume élevé, tels que les transactions d'achat, les encaissements ou les transactions de vente. Les transactions moins fréquentes, telles que les écritures d'amortissement, sont généralement regroupées dans le journal général.
Les informations sont enregistrées dans les journaux par ordre chronologique par transaction individuelle, ce qui facilite le tri des informations et la recherche des éléments spécifiques dont les utilisateurs ont besoin. Les informations sont enregistrées dans un grand livre dans un certain nombre de comptes, qui sont généralement triés dans l'ordre suivant:
Comptes d'actifs
Comptes de responsabilité
Comptes de capitaux propres
Comptes de revenus
Comptes de dépenses
Dans un système comptable informatisé, les concepts de journaux et de grands livres peuvent même ne pas être utilisés. Dans une organisation plus petite, les utilisateurs peuvent penser que toutes leurs transactions commerciales sont enregistrées dans le grand livre général, sans stockage d'informations dans un journal. Les entreprises ayant un volume de transactions massif peuvent toujours utiliser des systèmes qui nécessitent la séparation des informations dans des journaux. Ainsi, les concepts sont quelque peu confus dans un environnement informatisé, mais restent valables dans un environnement de comptabilité manuelle.
