Responsabilités du service comptable
Le service comptable est responsable d'un grand nombre de fonctions administratives au sein d'une organisation. Bien que considérées comme des activités de «back-office», ces fonctions sont essentielles au bon fonctionnement d'une entreprise. Les responsabilités les plus courantes du service comptable sont les suivantes:
Facturation . Un groupe de facturation rassemble les informations des services d'expédition et de commande des clients pour créer des factures qui sont envoyées aux clients de l'entreprise.
Budgétisation . Le département assiste le reste de l'entreprise dans la formulation d'un budget à l'échelle de l'entreprise, qui est utilisé pour planifier les dépenses de l'année à venir, y compris l'achat d'immobilisations.
Collections . Le service de comptabilité est chargé de suivre les paiements de factures en souffrance des clients et utilise diverses méthodes pour en extraire le paiement, y compris les lettres de relance, les appels téléphoniques et les lettres d'avocat.
États financiers . Un groupe de reporting au sein du département crée des écritures de journal d'ajustement pour mettre les résultats financiers initiaux de l'entreprise en conformité avec le référentiel comptable applicable, rédige des notes de bas de page pour accompagner les états financiers et publie les états financiers après la fin de chaque période de reporting.
Reporting interne . Un personnel de comptabilité analytique peut fournir une valeur considérable en calculant la rentabilité de divers produits, gammes de produits, services, clients, régions de vente, magasins, etc. Les domaines d'analyse peuvent changer sur une base régulière, de sorte que la direction puisse voir différents aspects de l'entreprise, en mettant l'accent sur l'amélioration des résultats financiers.
Dettes . Le personnel des comptes fournisseurs recueille les factures des fournisseurs et les notes de frais des employés, vérifie que les montants facturés sont autorisés pour le paiement et émet les paiements aux bénéficiaires aux dates de paiement prévues. Ces employés surveillent également les remises pour paiement anticipé et prennent les remises s'il est économique de le faire.
Paie . Un groupe spécialisé recueille des informations sur le temps travaillé auprès des employés, ainsi que des informations sur les taux de rémunération du service des ressources humaines, calcule les impôts et autres retenues sur la paie des employés et émet les montants nets de paie aux employés, soit en espèces, soit par chèque, carte de paiement ou dépôt direct.
Les taxes . Un groupe de comptables spécialement formés estime le montant du revenu imposable que l'entreprise est susceptible de générer et verse périodiquement des paiements d'impôts au gouvernement, sur la base de ce montant estimé. Le groupe fiscal émet également des déclarations fiscales dans un certain nombre d'autres domaines, tels que les taxes de franchise, les taxes de vente, les taxes d'utilisation et les taxes foncières.
Il y a plusieurs autres domaines dans lesquels on se demande quel ministère devrait assumer la responsabilité. Elles sont:
Crédit . L'octroi de crédit aux clients peut être considéré comme une fonction de trésorerie, mais est généralement placé au sein du service comptable des petites entreprises où il n'y a pas de personnel de trésorerie.
Ressources humaines . La fonction des ressources humaines génère une grande quantité de paperasse, dont une partie est utilisée par le personnel chargé de la paie pour déterminer le salaire brut des employés et les retenues sur salaire. Cette fonction pourrait être placée au sein du service de comptabilité ou maintenue comme un service entièrement distinct, relevant peut-être du directeur financier.
Un grand nombre de responsabilités de contrôle seront probablement intégrées dans les domaines précédents.
