Contrôles des comptes clients

Les contrôles sur les comptes clients commencent vraiment par la création initiale d'une facture client, car vous devez minimiser plusieurs problèmes lors de la création des comptes clients avant de pouvoir disposer d'un ensemble complet de contrôles sur cet actif clé. Les contrôles portent ensuite sur le bon entretien des comptes clients et leur élimination par le biais de paiements des clients ou de la génération d’avoirs. Les contrôles clés à considérer sont:

• Exiger une approbation de crédit avant l'expédition . Vous aurez des problèmes pour recouvrer les comptes clients si une commande est expédiée à un client avec une mauvaise cote de crédit. Par conséquent, exigez l'approbation signée du service de crédit sur toutes les commandes client supérieures à un certain montant.
• Vérifiez les termes du contrat . S'il existe des conditions de paiement inhabituelles, vérifiez-les avant de créer une facture. Sinon, les comptes clients contiendront des factures que les clients refusent de payer.
• Relisez les factures . Si une facture d'un montant élevé contient une erreur, le client peut retarder le paiement jusqu'à ce que vous envoyiez une facture révisée. Envisagez d'exiger la relecture des factures plus volumineuses pour atténuer ce problème.
• Autorisez les notes de crédit . Les personnes qui ont accès aux paiements entrants des clients peuvent intercepter les espèces entrantes, puis créer une note de crédit pour couvrir leurs traces. Une étape dans la prévention de ce problème consiste à exiger l'approbation formelle d'un gestionnaire pour les notes de crédit, qui sont ensuite vérifiées à une date ultérieure par le personnel de l'audit interne. Ne prenez pas ce contrôle à l'extrême et exigez une approbation pour les notes de crédit extrêmement petites - permettez au personnel comptable d'en créer de petites sans approbation, juste pour nettoyer les petits soldes de compte restants.
• Restreignez l'accès au logiciel de facturation . Comme je viens de le mentionner, quelqu'un pourrait intercepter les paiements entrants des clients et cacher le vol avec une note de crédit. Vous devez protéger l'accès au logiciel de facturation par mot de passe pour éviter la génération illicite d'avoirs.
• Séparer les tâches . Comme je viens de le mentionner, personne ne devrait être en mesure de gérer les paiements entrants des clients et de créer des avoirs, sinon ils pourront prendre l'argent et couvrir leurs traces avec des avoirs. Par conséquent, attribuez ces tâches à différentes personnes.
• Examiner les écritures de journal des comptes clients . Les transactions des comptes clients passent presque toujours par un journal des ventes dans le logiciel de comptabilité qui génère ses propres écritures comptables. Par conséquent, il ne devrait presque jamais y avoir d'écriture manuelle dans le compte des comptes clients. Vous devez examiner attentivement ces entrées.
• Auditer les paquets de factures . Une fois les factures remplies, il doit y avoir un paquet dans le dossier contenant la commande client, l'autorisation de crédit, le connaissement et une copie de la facture. Le personnel d'audit interne devrait examiner une sélection de ces paquets pour vérifier que le commis à la facturation a correctement examiné tous les documents justificatifs et généré correctement une facture.
• Faites correspondre les factures au journal d'expédition . Il est possible que les articles soient expédiés sans facture correspondante, ou vice versa. Pour détecter ces situations, demandez au personnel d'audit interne de comparer les facturations au journal d'expédition et d'enquêter sur les différences.
• Vérifier l'application des encaissements . Le personnel comptable peut appliquer de manière incorrecte des reçus de caisse aux factures ouvertes, peut-être même pas les appliquer aux comptes des bons clients. Demandez au personnel d'audit interne de retracer périodiquement une sélection de reçus de caisse sur les factures des clients pour vérifier l'application correcte de la caisse.

Ces éléments constituent les contrôles de base des comptes débiteurs. Une société dotée d'un système de créances spécialisé peut avoir besoin de mettre en œuvre des contrôles supplémentaires, ou peut ne pas avoir besoin de certains des éléments énumérés ici.