Comment mettre en place un système de comptes fournisseurs
Un système de comptes fournisseurs paie les factures d'une entreprise de manière organisée. Les objectifs de ce système sont d'effectuer des paiements en temps opportun et de payer les montants corrects aux bons fournisseurs. Les étapes suivantes peuvent être utilisées pour configurer un tel système:
Sélectionnez le logiciel . Achetez un progiciel de comptabilité standard contenant un module de comptabilité fournisseurs. Recherchez des fonctionnalités standard telles que la possibilité de configurer des informations de paiement standard pour chaque fournisseur, de repérer les factures en double, de profiter des remises pour paiement anticipé et d'effectuer des paiements électroniques.
Mettre en place des fournisseurs . Entrez dans le fichier principal des fournisseurs du logiciel les noms, adresses, conditions de paiement et comptes de dépenses par défaut du grand livre qui s'appliquent à chaque fournisseur.
Saisissez les factures . Saisissez chaque facture dans le système de comptabilité fournisseurs. Cela inclut la saisie de la date de la facture (et non de la date de réception) et du montant à payer.
Approuver les factures . Créez un système permettant aux responsables d'approuver individuellement chaque facture fournisseur au fur et à mesure de leur réception, ou d'utiliser des approbations négatives, où les responsables doivent uniquement informer le personnel des comptes fournisseurs s'ils n'approuvent pas un paiement. Un système de gestion du flux de travail pourrait être intégré dans le système afin de suivre l'état des approbations.
Planifiez le paiement . Faites un essai pour imprimer à partir du logiciel une liste de toutes les factures à payer et vérifiez que le rapport comprend toutes les factures qui doivent être payées dans la plage de dates sélectionnée.
Testez une vérification . Cochez dans le logiciel tous les paiements approuvés et imprimez un lot de chèques pour payer ces factures. Assurez-vous que le système ne paie que les chèques sélectionnés.
Signez les chèques . Désignez une personne comme signataire principal du chèque, ainsi qu'une autre personne comme signataire du chèque de sauvegarde. Informez ces personnes de leurs tâches en examinant la documentation de sauvegarde jointe à chaque chèque.
Les étapes précédentes couvrent les actions de base impliquées dans la façon de traiter les comptes fournisseurs via un système de comptes fournisseurs. Les éléments supplémentaires suivants peuvent y être incorporés:
Correspondance à trois voies . Il peut être nécessaire qu'un commis aux comptes fournisseurs associe les factures des fournisseurs aux bons de commande liés à l'entreprise et à tout document de réception. Cette correspondance peut être nécessaire pour garantir que l'entreprise ne paie que pour les articles correctement autorisés et reçus.
Rapports de dépenses . Mettre en place un système qui oblige les employés à soumettre des formulaires de notes de frais, auxquels sont joints des reçus pour tous les articles qu'ils ont achetés. Ce système peut inclure un ensemble de politiques de voyage régissant les dépenses qui seront remboursées.
Cartes d'achat . Mettre en place un système dans lequel les cartes d'achat sont délivrées à une sélection d'employés, qui sont autorisés à effectuer des achats avec les cartes au nom de l'entreprise. Inclure des procédures pour examiner les relevés de carte pour les erreurs et soumettre des relevés entièrement révisés au personnel des comptes fournisseurs pour le traitement des paiements.
Il peut également être nécessaire d'ajouter une sélection de contrôles au système des comptes fournisseurs, afin de réduire le risque de paiements excessifs.
