Cycle de dépenses
Le cycle des dépenses est l'ensemble des activités liées à l'acquisition et au paiement de biens et services. Ces activités comprennent la détermination de ce qui doit être acheté, les activités d'achat, la réception des marchandises et les paiements aux fournisseurs. Une grande partie des données d'entrée dans le cycle des dépenses provient du cycle de vente, où les besoins d'achat sont déterminés par le volume et le type de commandes des clients.
Le cycle des dépenses comprend plusieurs éléments distincts, notamment la demande de biens et services, la sélection des fournisseurs, la commande de biens et services, leur réception et leur paiement ultérieur. Le cycle complet des dépenses comprend les activités suivantes:
Déterminez quels biens et services doivent être commandés. La plupart des marchandises à commander sont nécessaires au processus de production. Pour ce faire, le système calcule les composants qui doivent être disponibles pour la production planifiée et soustrait les matières premières disponibles et non allouées pour arriver aux montants à acquérir. Sinon, si des biens ou des services sont nécessaires pour une fonction de vente ou d'administration, l'utilisateur remplit un formulaire de demande qui détaille ses besoins et le transmet au service des achats.
Lorsque les marchandises sont achetées pour la production en cours, le système présentera au personnel des achats une commande d'achat préliminaire, en utilisant le fournisseur préféré indiqué dans le fichier principal de l'inventaire pour chaque article à acheter. Le personnel des achats examine et approuve ces commandes, qui sont ensuite envoyées par voie électronique directement aux fournisseurs ou imprimées et envoyées par la poste.
Lorsque des biens et services non standard sont demandés, le personnel des achats examine les fournisseurs possibles, sélectionne le meilleur et leur émet un bon de commande.
Au fur et à mesure de la réception des marchandises, le service réception accède aux bons de commande en cours dans le système et entre les quantités reçues.
Lorsque les factures fournisseurs sont reçues, elles sont enregistrées dans le système par le personnel des comptes fournisseurs. Le système compare ensuite ces factures aux commandes d'achat d'autorisation et aux informations de réception pour déterminer si les factures peuvent être payées. Il peut y avoir une quantité importante de travail de rapprochement manuel à ce stade. Le résultat est un ensemble de factures dont le paiement a été approuvé.
Le système programme les paiements aux fournisseurs en fonction des conditions de paiement prédéterminées avec chacun d'eux. Lorsqu'une date de paiement planifiée arrive, le système traite un lot de paiements, qui prendront la forme de virements électroniques de fonds ou de chèques.
