Balance de vérification | Exemple | Format
La balance de vérification et son rôle dans le processus comptable
La balance de vérification est un rapport exécuté à la fin d'une période comptable, répertoriant le solde de clôture dans chaque compte du grand livre. Le rapport est principalement utilisé pour s'assurer que le total de tous les débits est égal au total de tous les crédits, ce qui signifie qu'il n'y a pas d'écritures de journal déséquilibrées dans le système comptable qui rendraient impossible la production d'états financiers précis. La balance de vérification de fin d'année est généralement demandée par les auditeurs lorsqu'ils commencent un audit, afin qu'ils puissent transférer les soldes des comptes du rapport dans leur logiciel d'audit; ils peuvent demander une version électronique, qu'ils peuvent copier plus facilement dans leur logiciel.
Même lorsque les totaux de débit et de crédit indiqués sur la balance de vérification sont égaux, cela ne signifie pas qu'il n'y a pas d'erreurs dans les comptes répertoriés dans la balance de vérification. Par exemple, un débit peut avoir été saisi dans le mauvais compte, ce qui signifie que le total du débit est correct, bien qu'un solde de compte sous-jacent soit trop bas et un autre solde trop élevé. Par exemple, un commis aux comptes fournisseurs enregistre une facture fournisseur de 100 $ avec un débit aux dépenses de fournitures et un crédit de 100 $ au compte de passif des comptes fournisseurs. Le débit aurait dû être sur le compte de dépenses des services publics, mais la balance de vérification indiquera toujours que le montant total des débits est égal au nombre total de crédits.
La balance de vérification peut également être utilisée pour compiler manuellement les états financiers, bien qu'avec l'utilisation prédominante de systèmes comptables informatisés qui créent les états automatiquement, le rapport est rarement utilisé à cette fin. En effet, il n'est plus nécessaire d'utiliser le rapport de balance de vérification dans les opérations comptables.
Lorsque la balance de vérification est imprimée pour la première fois, elle est appelée balance de vérification non ajustée. Ensuite, lorsque l'équipe comptable corrige les erreurs constatées et effectue des ajustements pour mettre les états financiers en conformité avec un référentiel comptable (tel que les PCGR ou les IFRS), le rapport est appelé la balance de vérification ajustée. La balance de vérification ajustée est généralement imprimée et stockée dans le livre de fin d'année, qui est ensuite archivé. Enfin, après la clôture de la période, le rapport est appelé balance de vérification après clôture.
La balance de vérification est strictement un rapport établi à partir des registres comptables. Cependant, comme des écritures d'ajustement peuvent être effectuées à la suite de l'examen du rapport, on pourrait dire que la comptabilité de la balance de vérification englobe le processus d'ajustement qui convertit une balance de vérification non ajustée en balance de vérification ajustée.
S'il existe des filiales dans une organisation qui communiquent leurs résultats à une société mère, la société mère peut demander une balance de vérification de clôture à chaque filiale, qu'elle utilise pour préparer les résultats consolidés pour l'ensemble de la société.
Le grand livre général est le rapport préféré des comptables internes, car il montre également les transactions détaillées qui composent le solde de clôture, ou au moins pointe vers le livre auxiliaire pertinent qui contient ces informations. Ce niveau de détail supplémentaire révèle l'activité d'un compte au cours d'une période comptable, ce qui facilite la recherche et la détection d'éventuelles erreurs.
Format de la balance de vérification
Le rapport de balance de vérification initial contient les colonnes suivantes:
Numéro de compte
Nom du compte
Solde débiteur final (le cas échéant)
Solde créditeur final (le cas échéant)
Chaque élément de ligne ne contient que le solde de clôture d'un compte. Tous les comptes ayant un solde de clôture sont répertoriés dans la balance de vérification; généralement, le logiciel de comptabilité bloque automatiquement tous les comptes ayant un solde nul d'apparaître dans le rapport.
La version ajustée d'une balance de vérification peut combiner les colonnes de débit et de crédit en une seule colonne combinée et ajouter des colonnes pour afficher les écritures d'ajustement et un solde de clôture révisé (comme c'est le cas dans l'exemple suivant).
Exemple de balance de vérification
L'exemple de balance de vérification suivant combine les totaux de débit et de crédit dans la deuxième colonne, de sorte que le solde récapitulatif du total est (et doit être) nul. Des entrées d'ajustement sont ajoutées dans la colonne suivante, donnant une balance de vérification ajustée dans la colonne la plus à droite.
ABC International
Balance de vérification
31 août 20XX
