lettre de relance

Une lettre de relance est une notification envoyée à un client, indiquant qu'il est en retard dans le paiement d'une créance à l'expéditeur. Les lettres de relance suivent généralement une progression allant de rappels polis à des demandes de paiement plus stridentes, si le client continue de ne pas répondre au paiement. Les premières lettres envoyées à un client doivent être polies, en partant du principe que le client a simplement négligé le paiement et que l'entreprise souhaite conserver sa bonne volonté pour ses activités futures.

Cependant, au fur et à mesure que le temps passe, l'entreprise commence à changer son hypothèse de faire des affaires supplémentaires avec le client, et a donc tendance à minimiser le montant de la clientèle qu'elle souhaite conserver en faveur du paiement immédiat. Quel que soit le ton de la lettre, il indique toujours le montant dû, la date de la facture impayée, le numéro de la facture et les éventuelles amendes de retard ou pénalités d'intérêts.

À un moment donné après la date de paiement normale, l'efficacité de l'émission de lettres de relance diminuera, de sorte qu'une entreprise cesse de les utiliser et s'appuie plutôt sur des contacts personnels, des avocats et des agences de recouvrement.

Une lettre de relance peut prendre diverses formes physiques. Il s'agissait à l'origine d'une lettre qui pouvait être envoyée par courrier ordinaire, par courrier recommandé ou par livraison le lendemain afin de signaler l'urgence croissante de la demande, ainsi que pour créer un enregistrement de réception (dans le cas d'un courrier recommandé ou d'une livraison de nuit) . Cependant, une lettre de relance peut également être envoyée sous forme de fax, e-mail ou même SMS. Ces méthodes de livraison électronique peuvent s'égarer (en particulier un fax) et peuvent ne pas être aussi efficaces que la méthode papier plus traditionnelle.

Les lettres de relance sont souvent générées par un ordinateur, sans aucune intervention humaine. Le système est configuré pour utiliser un texte particulier si le paiement n'a pas été effectué dans un certain nombre de jours, et pour utiliser ensuite un texte différent pour les lettres générées après qu'une période plus longue s'est écoulée sans paiement. Il peut être plus efficace de limiter la tâche de création et d'envoi de lettres de relance à un tiers.

Le personnel du service de crédit peut modifier périodiquement le moment ou le contenu de ces lettres générées automatiquement, s'il estime qu'une certaine variation améliorera le taux de recouvrement. Ceci peut être accompli avec des tests AB, où deux versions d'une lettre de relance sont émises, et l'efficacité de chacune surveillée; si une version entraîne plusieurs paiements client, cette version devient le nouveau format de lettre par défaut à utiliser.

Il existe des règles régissant le niveau de menace pouvant être inclus dans une lettre de relance, en fonction de la juridiction gouvernementale dans laquelle réside le client, vous devez donc éviter les lettres de relance trop stridentes.

Une lettre de relance n'est pas la même chose qu'un relevé de fin de mois. Un relevé est adressé à tous les clients ayant des factures impayées à la fin du mois. Le relevé comprend toutes les factures qui n'ont pas encore été payées, même si elles ne sont pas encore dues. La déclaration n'est pas considérée comme du harcèlement, mais plutôt comme un simple relevé de compte à un moment donné. Cependant, il est toujours considéré comme un outil de recouvrement, car il peut entraîner des demandes de renseignements des clients sur des factures qu'ils n'ont pas dans leurs registres et qu'ils n'auraient donc pas payées.