Le compte cash over et short
Le compte de caisse et à découvert est un compte dans le grand livre général. Le compte stocke le montant par lequel le solde de trésorerie de fin réel diffère du solde comptable d'ouverture de trésorerie disponible, plus ou moins toutes les transactions de trésorerie enregistrées au cours de la période.
La principale utilisation du compte de caisse et de compte à découvert est dans les environnements de détail ou bancaires à forte intensité de liquidités, ainsi que pour la gestion de la petite caisse. Dans ces cas, les écarts de trésorerie doivent être stockés dans un seul compte facilement accessible. Ces informations sont ensuite utilisées pour déterminer pourquoi les niveaux de trésorerie diffèrent des attentes et pour éliminer ces situations grâce à l'utilisation de meilleures procédures, de meilleurs contrôles et de la formation des employés. Ainsi, le compte sert de base à un contrôle détective.
Le compte de caisse et de caisse à découvert est un excellent outil pour traquer les situations de fraude, en particulier lorsqu'il est suivi au niveau du sous-compte pour des caisses enregistreuses spécifiques, des caisses de petite caisse, etc. Un examen du compte à ce niveau de détail peut révéler un modèle continu de vol d'espèces de faible niveau, sur lequel la direction peut agir. Par exemple, les situations de fraude peuvent remonter aux personnes directement responsables d'une caisse enregistreuse ou d'une petite caisse.
Le compte de caisse et à découvert est un compte de dépenses et est donc généralement agrégé dans le poste «autres dépenses» du compte de résultat. Le solde du compte a tendance à être assez faible. Un solde plus important du compte est plus susceptible de déclencher une enquête, alors qu'il peut ne pas être rentable d'enquêter sur un petit solde.
À titre d'exemple du fonctionnement du compte de caisse et du compte à découvert, un contrôleur effectue un examen mensuel d'une caisse de petite caisse qui devrait contenir un solde de caisse standard de 200 $. Il constate que la boîte contient 45 $ en espèces et 135 $ de reçus, ce qui ne représente que 180 $. Par conséquent, il manque 20 $ en espèces. Ce manque à gagner est enregistré comme un débit sur le compte de caisse et à découvert (qui est une dépense) et comme un crédit sur la petite caisse ou le compte de caisse (qui est une réduction de l'actif).
Alternativement, s'il y avait trop de liquidités dans la petite caisse (une condition rare en effet!), L'entrée serait inversée, avec un débit en espèces et un crédit sur le compte de caisse et à découvert.
