Grand livre des comptes clients

Le grand livre des comptes clients est un livre auxiliaire dans lequel sont enregistrées toutes les ventes à crédit effectuées par une entreprise. Il est utile pour séparer en un seul endroit un enregistrement de tous les montants facturés aux clients, ainsi que toutes les notes de crédit et (plus rarement) les notes de débit qui leur sont émises, et tous les paiements effectués sur les factures par eux. Le solde de clôture du grand livre des comptes clients est égal au montant global des comptes clients impayés.

Une opération typique inscrite dans le grand livre des comptes clients enregistrera un compte débiteur, suivi à une date ultérieure par une opération de paiement d'un client qui élimine le compte débiteur. Si un client ne paie pas le montant total d'une facture, une note de crédit peut être enregistrée pour éliminer le solde résiduel.

Si vous deviez tenir un registre manuel du grand livre des comptes clients, il pourrait contenir beaucoup plus d'informations. Les champs de données d'un grand livre préparé manuellement peuvent inclure les informations suivantes pour chaque transaction:

  • Date de la facture

  • Numéro de facture

  • Nom du client

  • Code d'identification de l'article vendu

  • Taxe de vente

  • Montant total facturé

  • Drapeau de paiement (indique s'il est payé ou non)

Le document principal enregistré dans le grand livre des comptes clients est la facture client. De plus, si vous accordez un crédit à un client pour des articles tels que des produits retournés ou des articles endommagés pendant le transport, vous enregistrez également une note de crédit dans le grand livre. Des frais supplémentaires pour un client peuvent apparaître dans une note de débit (ou sur une facture distincte).

Les informations du grand livre des comptes clients sont agrégées périodiquement (du jour au mois) et enregistrées dans un compte du grand livre, appelé compte de contrôle. Le compte de contrôle du grand livre des comptes clients est utilisé pour éviter d'encombrer le grand livre général avec la quantité massive d'informations généralement stockées dans le grand livre des comptes clients. Immédiatement après la comptabilisation, le solde du compte de contrôle doit correspondre au solde du grand livre des comptes clients. Étant donné qu'aucune transaction détaillée n'est stockée dans le compte de contrôle, toute personne souhaitant rechercher des transactions de facture client et de note de crédit devra explorer le compte de contrôle vers le grand livre des comptes clients pour les trouver.

Avant de clôturer les livres et de générer des états financiers à la fin d'une période comptable, terminez toutes les écritures dans le grand livre des comptes clients, fermez le grand livre pour cette période et enregistrez les totaux du grand livre des comptes clients dans le grand livre. Ces étapes sont effectuées automatiquement dans certains progiciels de comptabilité lorsqu'un utilisateur indique qu'une période doit être clôturée.

Termes similaires

Le grand livre des comptes clients est également appelé livre auxiliaire des comptes clients ou sous-compte des comptes clients.

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