L'usine de paiement

Une usine de paiement est une fonction de comptabilité fournisseurs qui a été centralisée pour une organisation entière. Il s'agit d'une amélioration par rapport à un système de comptes fournisseurs distribués, qui entraîne plus de coûts administratifs pour s'assurer que plusieurs systèmes de comptes fournisseurs sont correctement gérés. Une usine de paiement peut présenter les caractéristiques suivantes:

• Logiciel robuste pour gérer de gros volumes de transactions

• Possibilité d'accepter les informations de paiement entrantes dans de nombreux formats

• Numérisation des documents entrants

• Formulaire en ligne pour la saisie des factures fournisseurs

• Système de gestion des flux de travail pour gérer les approbations de documents

Le système présente les avantages suivants:

• Meilleure prédiction des sorties de trésorerie pour une prévision de trésorerie centralisée

• Traitement plus efficace des comptes fournisseurs; plus facile à installer les meilleures pratiques dans un seul endroit

• Peut réaliser un meilleur rendement des acquisitions, car la fonction des comptes fournisseurs d'une entreprise acquise peut être transférée vers le système centralisé

• Volume plus élevé avec moins de banques, ce qui entraîne des frais de transaction moins élevés

• Plus de contrôle sur le moment des sorties de fonds

• Compensation des paiements entre filiales

• Acheminer les paiements via des comptes dans le pays pour éviter les frais de transaction à l'étranger vers des fournisseurs situés à l'extérieur du pays

Cependant, une usine de paiement a également les problèmes suivants, qui doivent être explorés avant d'installer le système:

• Logiciels coûteux et systèmes associés

• Éloigne le contrôle des paiements des filiales

• Met fin à certaines relations bancaires qui peuvent être en place depuis des années

• La gestion du flux de travail des approbations doit être accessible dans toutes les filiales participantes (si des approbations sont requises)