Procédure d'inventaire
Dans une entreprise qui ne dispose pas de registres d'inventaire précis, il est nécessaire de procéder périodiquement à un comptage complet de l'inventaire (appelé comptage physique). Cela se fait généralement à la fin d'un mois, d'un trimestre ou d'une année, pour coïncider avec la fin d'une période de déclaration. Comme le montre la procédure suivante, il faut beaucoup d'efforts pour effectuer un inventaire physique précis, de sorte que les entreprises ont tendance à limiter le nombre de comptages effectués par an. Les étapes du processus sont les suivantes:
Balises de comptage de commande . Commandez un nombre suffisant d'étiquettes de comptage en deux parties pour la quantité d'inventaire qui doit être comptée. Ces balises doivent être numérotées de manière séquentielle afin de pouvoir être suivies individuellement dans le cadre du processus de comptage.
Aperçu de l'inventaire . Passez en revue l'inventaire plusieurs jours avant le comptage prévu. S'il manque des numéros de pièce, ou si les articles semblent être dans un état qui serait difficile à compter (comme ne pas être mis en sac ou en boîte), informez le personnel de l'entrepôt pour apporter les corrections nécessaires.
Pré-compte de l'inventaire . Parcourez l'inventaire plusieurs jours à l'avance et comptez tous les articles qui peuvent être placés dans des contenants scellés. Scellez-les dans les conteneurs et marquez la quantité sur le ruban d'étanchéité. Cela rend la tâche de comptage beaucoup plus facile pendant le comptage réel. Si un sceau est brisé, une équipe de comptage saura qu'elle doit recompter le contenu d'un conteneur.
Terminez la saisie des données . S'il reste des transactions d'entrée de données à terminer, faites-le avant le début du comptage de l'inventaire physique. Cela comprend les transactions pour les sorties de l'entrepôt, les retours à l'entrepôt et les transferts entre les emplacements de stockage dans l'entrepôt.
Avertissez les emplacements de stockage extérieurs . Si l'entreprise possède des installations de stockage extérieures ou des sites tiers qui détiennent l'inventaire de l'entreprise en consignation, informez-les qu'ils doivent compter leur inventaire en main à la date officielle de comptage et transmettre ces informations au responsable de l'entrepôt.
Geler les activités de l'entrepôt . Arrêtez toutes les livraisons depuis l'entrepôt et séparez également toutes les marchandises nouvellement reçues là où elles ne seront pas comptées. Sinon, les registres d'inventaire seront dans un état de flux pendant le comptage des stocks et ne seront donc pas entièrement fiables.
Instruisez les équipes de comptage . Formez des équipes de deux personnes pour compter l'inventaire et instruisez-les dans leurs tâches de comptage. Ces tâches impliquent qu'une personne compte l'inventaire tandis que l'autre marque les informations sur une étiquette de comptage. Une copie de l'étiquette est apposée sur l'inventaire, tandis que l'équipe conserve l'autre copie.
Émettre des balises . Un commis à l'inventaire délivre des blocs d'étiquettes de comptage aux équipes de comptage. Chaque équipe est responsable de renvoyer une plage numérique spécifique de balises de comptage, que les balises soient utilisées ou non. Le contrôle de toutes les balises de comptage garantit que les balises perdues seront rapidement examinées.
Attribuez des zones de comptage . Attribuez une plage spécifique de bacs à chaque équipe de comptage. Notez ces emplacements avec un surligneur sur une carte de l'entrepôt. Le commis à l'inventaire doit tenir à jour une liste principale des zones de l'entrepôt qui ont été comptées et des équipes affectées à chaque zone.
Comptez l'inventaire . Une personne de chaque équipe compte un article spécifique dans un emplacement, puis l'autre personne marque l'emplacement, la description de l'article, le numéro de pièce, la quantité et l'unité de mesure sur une étiquette de comptage. L'équipe appose la copie originale de l'étiquette sur l'article d'inventaire et conserve la copie.
Vérifiez les balises . Une fois la zone de comptage terminée, chaque équipe de comptage retourne voir le commis à l'inventaire, qui vérifie que toutes les étiquettes ont été retournées. S'il y a plus de zones d'entrepôt à compter, attribuez une nouvelle zone aux équipes de comptage et émettez-leur de nouveaux blocs d'étiquettes de comptage si nécessaire.
Entrez les informations de balise . Entrez les informations sur les balises de comptage dans un formulaire de saisie de données en ligne. Une fois la saisie des données terminée, imprimez un rapport indiquant tous les numéros d'étiquette saisis, triés par numéro d'étiquette et recherchez les lacunes dans les nombres. Examinez les lacunes de numérotation trouvées. Cela garantira que toutes les balises de comptage émises ont été incluses dans le fichier.
Examinez les résultats inhabituels . Triez à nouveau le rapport d'inventaire de plusieurs manières pour rechercher des informations inhabituelles et examinez l'entrée de balise associée à chacune d'elles.
Il peut être utile d'évaluer cette procédure après chaque comptage, pour voir si la procédure doit être modifiée pour compenser les problèmes de comptage rencontrés.
