Procédure des frais payés d'avance
Les dépenses payées d'avance sont des dépenses qui n'ont pas encore été consommées et qui sont donc capitalisées pendant une courte période. La procédure suivante montre une manière cohérente d'imputer ces éléments aux dépenses.
Comptabilisation initiale des dépenses payées d'avance
Lors du codage des factures des fournisseurs en vue de leur saisie dans le système comptable, obtenez l'approbation écrite du contrôleur adjoint pour qu'une facturation soit codée comme dépense prépayée. Sinon, l'écriture par défaut consiste à enregistrer une dépense en tant que dépense.
Vérifiez que l'article à coder comme dépense prépayée est égal ou supérieur à la limite de capitalisation minimale de l'entreprise de ______ $. Sinon, imputez-le aux dépenses de la période en cours.
Copiez la documentation associée à l'article et conservez-la dans le classeur des dépenses prépayées.
Saisissez l'élément prépayé dans la feuille de calcul d'amortissement des dépenses prépayées, en notant les dates de début et de fin de la période d'amortissement, ainsi que le montant en capital, le nom du fournisseur et le numéro de facture du document source. Seul l'amortissement linéaire est autorisé. Si l'élément ne doit pas encore être amorti, notez la raison sur la feuille de calcul.
Amortissement ultérieur des frais payés d'avance
Vérifiez les calculs d'amortissement sur la feuille de calcul d'amortissement des dépenses payées d'avance.
Prenez l'amortissement total de la feuille de calcul pour la période en cours et saisissez-le dans l'écriture de journal d'amortissement standard.
Demandez au contrôleur assistant de confirmer l'entrée.
Publiez l'écriture d'amortissement.
Rapprochement des dépenses payées d'avance
À la fin de chaque mois, imprimez le détail du compte de dépenses prépayées.
Faites correspondre les éléments de ligne du compte avec les détails complémentaires de la feuille de calcul d'amortissement des dépenses prépayées.
Si les détails à l'appui ne correspondent pas au solde du compte, ajustez le solde du compte avec l'approbation du contrôleur adjoint.
Remarque: Si le solde d'un élément de campagne prépayé tombe en dessous d'un niveau minimum désigné, tel que 250 USD, envisagez de radier la totalité du solde restant, éliminant ainsi la nécessité de continuer à suivre l'amortissement restant de cet élément.
