Mesures de la paie

Le service de la paie gère des volumes de transactions élevés pour des activités qui se répètent encore et encore. Compte tenu de la nature récurrente du travail sous-jacent, c'est un excellent domaine dans lequel installer des métriques qui donnent à la direction une idée des domaines dans lesquels les performances peuvent être améliorées. S'ils sont utilisés correctement, les métriques peuvent montrer où vous pouvez explorer les données pour obtenir plus d'informations sur les problèmes sous-jacents, ce qui peut se traduire par une plus grande efficacité du traitement et moins de temps perdu à corriger les erreurs.

Une sélection (ou la totalité) des mesures suivantes peut être utile pour mettre en lumière les changements qui nécessitent une enquête plus approfondie:

  • Nombre de récupérations W-2. Il s'agit du nombre de fois au cours d'une période de mesure que le personnel de la paie a dû fournir aux employés une copie de leur formulaire W-2. Il est utile pour justifier un projet de fournir aux employés un accès en ligne direct à ces informations.

  • Proportion de contrôles manuels . Lorsqu'une grande proportion de chèques manuels est émis, cela indique clairement qu'il existe des erreurs dans le processus normal de paie qui doivent être corrigées par des paiements manuels. Cette métrique peut également indiquer la présence d'un grand nombre d'avances d'employés.

  • Proportion des erreurs par rapport au total des paiements . Il s'agit d'une agrégation générale de toutes les corrections de paie trouvées au cours d'une période par rapport au nombre total de paiements effectués aux employés. Il s'agit de la métrique de niveau le plus élevé et nécessite donc une enquête supplémentaire pour trouver les raisons des problèmes sous-jacents.

  • Proportion de formulaires W-2c émis . Un formulaire W-2c est utilisé pour corriger le montant déclaré de la rémunération versée à un employé et constitue un indicateur fort des problèmes sous-jacents d'accumulation ou de calcul des données de paie. Cependant, cela n'indique en réalité que des problèmes survenant vers la fin de l'année civile, lorsque les problèmes n'ont pas encore été corrigés dans une période de traitement de la paie ultérieure.

  • Paiements en trop . Il s’agit des cas dans lesquels des salaires excessivement élevés ont été payés par rapport au taux autorisé. Une mesure accessoire est le montant de ces trop-payés collectés ultérieurement auprès des salariés par l'entreprise.

Le nombre de paramètres de paie utilisés, ainsi que leur niveau de suivi des informations détaillées, peuvent augmenter avec le temps, car le gestionnaire de la paie élimine les problèmes les plus faciles et commence à approfondir les transactions de paie pour éliminer les problèmes de paie restants qui sont plus difficiles à résoudre. localiser et corriger. Par exemple, il peut être nécessaire de se concentrer sur les taux d'erreur de transaction au sein d'emplacements, de services ou de types de transaction spécifiques afin de déterminer la cause d'une erreur.

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