Comment identifier un inventaire obsolète

Le moyen le plus simple d'identifier les stocks obsolètes sans système informatique consiste à laisser les étiquettes de comptage de l'inventaire physique sur tous les articles de l'inventaire une fois le comptage physique annuel terminé. Les étiquettes collées à tous les articles utilisés au cours de l'année suivante seront jetées au moment de l'utilisation, ne laissant que les articles non utilisés les plus anciens encore étiquetés d'ici la fin de l'année. Vous pouvez ensuite visiter l'entrepôt pour voir si une réserve d'obsolescence doit être créée pour eux. Cependant, les balises peuvent tomber ou être arrachées des articles de l'inventaire, en particulier s'il y a un niveau de trafic élevé dans les bacs à proximité. Bien que l'enregistrement supplémentaire réduise ce problème, il est probable qu'une certaine perte de balise se produise avec le temps.

Même un système informatisé de suivi des stocks rudimentaire est susceptible d'enregistrer la dernière date à laquelle un numéro de pièce spécifique a été retiré de l'entrepôt pour la production ou la vente. Si tel est le cas, il est facile d'utiliser un rédacteur de rapports pour extraire et trier ces informations, ce qui donne un rapport répertoriant tout l'inventaire, en commençant par les produits dont la date de «dernière utilisation» est la plus ancienne. En triant le rapport avec la dernière date d'utilisation la plus ancienne répertoriée en premier, vous pouvez facilement arriver à une liste de tri des éléments nécessitant une enquête plus approfondie pour une obsolescence potentielle. Cependant, cette approche ne fournit pas une preuve suffisante qu'un article ne sera plus jamais utilisé, car il peut s'agir d'un composant essentiel d'un article dont la production n'a pas été programmée depuis un certain temps, ou d'une pièce de service pour laquelle la demande est faible.

Une version avancée du rapport «dernier utilisé» compare le total des retraits d'inventaire au montant disponible, ce qui en soi peut être une information suffisante pour procéder à un examen d'obsolescence. Il répertorie également l'utilisation planifiée, qui demande des informations à partir d'un système de planification des besoins en matières et qui vous informe des besoins d'utilisation à venir. Un coût étendu pour chaque élément est également répertorié, afin de donner aux utilisateurs du rapport une idée de la radiation qui pourrait se produire si un élément est déclaré obsolète.

Si un système informatique comprend une nomenclature, il est fort probable qu'il génère également un rapport «le cas échéant», répertoriant toutes les nomenclatures pour lesquelles un article en stock est utilisé. S'il n'y a pas de «où utilisé» dans le rapport pour un élément, il est probable qu'une pièce ne soit plus nécessaire. Ce rapport est plus efficace si les nomenclatures sont retirées du système informatique ou désactivées dès que les produits sont retirés du marché; cela révèle plus clairement les articles de l'inventaire qui ne sont plus nécessaires.

Une approche supplémentaire pour déterminer si une pièce est obsolète consiste à examiner les ordres de modification technique. Ces documents montrent que les pièces sont remplacées par des pièces différentes, ainsi que le moment où le changement est prévu. Vous pouvez ensuite rechercher dans la base de données d'inventaire pour voir combien de pièces à remplacer sont encore en stock, qui peuvent ensuite être totalisées, ce qui donne une autre variation sur la quantité de stock obsolète disponible.

Une dernière source d'information est le rapport d'inventaire obsolète de la période précédente. Le personnel comptable doit garder une trace de ces éléments et informer la direction de ceux pour lesquels il n'y a pas d'activité de disposition.

Afin de faire fonctionner l'un de ces systèmes d'examen, il est nécessaire de créer des politiques et des procédures ainsi que des dates d'examen en cours. Ce faisant, il est fort probable que les examens d'obsolescence deviendront une partie régulière des activités d'une entreprise. En particulier, envisagez une politique mandatée par le Conseil pour effectuer au moins des examens trimestriels d'obsolescence, ce qui donne à la direction l'occasion de localiser les articles avant qu'ils ne deviennent trop vieux pour être éliminés à un prix raisonnable. Une autre politique du Conseil devrait stipuler que la direction recherchera et éliminera activement les produits en cours de fabrication ou les produits finis avec un niveau de qualité inacceptable. Ce faisant, les marchandises ne sont pas stockées dans l'entrepôt en premier lieu.

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