Le manuel des normes de contrôle

Lors de la construction initiale d'un processus, le personnel de l'audit interne est généralement consulté et il conseille d'installer certains points de contrôle pour se prémunir contre divers risques. Le problème est que les responsables des unités commerciales ne sont pas aussi bien informés des raisons des contrôles et qu'ils peuvent donc être tentés d'éliminer certains d'entre eux dans leur quête de processus plus rationalisés. Le résultat peut en effet être des systèmes plus efficaces, mais au prix de systèmes plus risqués.

Pour éviter que ce bricolage ne se produise, envisagez de créer un manuel de normes de contrôle pour les responsables des unités commerciales. Ce manuel présente les objectifs de contrôle à atteindre par chaque processus et les étapes spécifiques de la procédure nécessaires pour garantir que ces objectifs sont atteints. Un manuel plus complet pourrait même décrire comment les différentes étapes de la procédure s'imbriquent pour fournir des contrôles qui se chevauchent, ainsi que ce qui peut se produire si l'un des points de contrôle est supprimé du système. Il peut également y avoir des organigrammes dans le manuel qui donnent un point de vue plus visuel sur le déroulement des processus, ainsi que sur les formulaires à utiliser à différentes étapes du processus et sur tous les rapports publiés dans le cadre du processus.

Alors qu'un manuel de normes de contrôle peut être l'un des documents les moins stimulants qu'un responsable d'unité commerciale puisse être obligé de lire, son importance doit être continuellement soulignée, afin que les responsables comprennent qu'ils doivent le suivre, sous peine de censure par l'audit interne. Espérons que le résultat peut être un ensemble de contrôles qui sont appliqués de manière cohérente dans toute l'organisation.