Définition de la paie
La paie est le processus de rémunération des employés pour leurs efforts au nom d'une entreprise. Il est généralement géré soit par le service comptable, soit par le service des ressources humaines. De nombreuses organisations sous-traitent désormais l'essentiel du traitement de leur paie à un tiers spécialisé dans cette activité. La fonction de traitement de la paie comprend les étapes suivantes:
Collectez des informations sur les heures travaillées . Les travailleurs qui sont payés à l'heure soumettent leurs heures travaillées, généralement par le biais d'un système de chronométrage tel qu'une horloge de chronométrage, une horloge informatisée, un site de suivi du temps sur Internet ou même un téléphone portable. Cela n'est pas nécessaire pour les employés qui reçoivent un salaire, car ils reçoivent un montant fixe à chaque période.
Obtenez l'approbation des heures travaillées . Les superviseurs des travailleurs horaires examinent les informations de temps soumises et approuvent les heures travaillées, ou demandent aux employés de corriger les erreurs.
Calculez votre salaire . Pour les travailleurs rémunérés à l'heure, multipliez les heures travaillées par leur taux de rémunération horaire, ajusté pour les heures supplémentaires, les écarts de rémunération pour les quarts de travail effectués ou la rémunération pour les tâches dangereuses. Il s'agit d'un montant standard pour les salariés. Le résultat de cette étape est la rémunération brute due à chaque employé.
Calculez les déductions . Calculez les déductions fiscales de sécurité sociale et d'assurance-maladie sur le salaire brut, ainsi que toutes les autres déductions pour les retenues d'impôt sur le revenu, les pensions, l'assurance médicale, les cotisations syndicales, les contributions de bienfaisance, etc. Le résultat de cette étape est la rémunération nette due à chaque employé.
Créez des paiements . Cela implique généralement de saisir les informations de paie dans un système informatique ou de les envoyer à un processeur de paie tiers, ce qui entraîne des chèques de paie, des paiements par dépôt direct ou des paiements sur une carte de débit de paie.
Il existe un risque considérable de lourdes sanctions imposées par le gouvernement si les charges sociales et les retenues à la source connexes ne sont pas versées au gouvernement conformément à un calendrier de paiement strict. Il s'agit d'une préoccupation majeure pour les propriétaires de petites entreprises, car les paiements en espèces doivent être effectués à temps. Un bon moyen d'éviter le risque de rater ces versements fiscaux consiste à sous-traiter la paie à un service tiers de traitement de la paie, qui remet les fonds au nom de l'entreprise.
Il existe une variété de bonnes pratiques en matière de paie qui peuvent être appliquées à la rationalisation du processus de paie, qui peut autrement être un processus chronophage qui nécessite une quantité excessive de temps du personnel et qui peut entraîner un grand nombre d'erreurs.
Le concept de paie peut être étendu au paiement des entrepreneurs, bien que ces paiements soient effectués par le biais du système des comptes fournisseurs plutôt que du système de paie.
