Comptabilité de la paie | Écritures de journal de paie
La comptabilité de la paie comprend tous les aspects du calcul et du paiement de la rémunération des employés, y compris le paiement des retenues à la source à des tiers. Le résultat de ce processus est la documentation des dépenses associées à tous les types de rémunération, ainsi que les paiements en temps opportun aux employés. Bien que certains systèmes qui intègrent plus ou moins d'automatisation ne comprennent pas toutes ces étapes, le flux de processus suivant s'appliquera à la plupart des systèmes de paie:
Mettre en place de nouveaux employés . Demandez aux nouveaux employés de remplir des informations spécifiques à la paie dans le cadre du processus d'embauche, comme le formulaire W-4 et les formulaires d'assurance médicale qui peuvent exiger des retenues sur la paie. Mettez de côté des copies de ces informations afin de les inclure dans la prochaine paie.
Collectez des informations sur les fiches de présence . Les employés salariés n'exigent aucune modification des salaires payés pour chaque paie, mais vous devez collecter et résumer les informations sur les heures travaillées par les employés non exonérés. Cela peut impliquer de demander aux employés de scanner un badge via une horloge informatisée.
Vérifiez les informations de la fiche de présence . Résumez les informations de paie que vous venez de collecter et demandez aux superviseurs de vérifier que les employés ont correctement enregistré leur temps.
Résumez les salaires dus . Multipliez le nombre d'heures travaillées par le taux de rémunération de chaque employé, en tenant également compte des heures supplémentaires ou des écarts de quart.
Entrez les changements d'employés . Les employés peuvent demander que des modifications soient apportées à leurs chèques de paie, généralement aux impôts ou aux montants de pension retenus. Vous devrez peut-être enregistrer une grande partie de cela avant de calculer les impôts, car cela a un impact sur le montant du salaire auquel les impôts sont appliqués.
Calculez les impôts . Utilisez les tables d'impôt IRS pour déterminer le montant des impôts à retenir sur le salaire brut des employés.
Calculez les retenues salariales . Il peut y avoir un certain nombre de déductions supplémentaires à retirer du revenu net des employés, y compris des déductions pour l'assurance médicale, l'assurance-vie, les saisies-arrêts et les cotisations syndicales. Vous devez également suivre les montants d'objectif pour ces déductions, afin de cesser de déduire une fois que les totaux d'objectif sont atteints.
Déduire les paiements manuels . Si des paiements manuels ont déjà été effectués aux employés, comme des avances, déduisez ces montants de la paie nette restante.
Créez un registre de paie . Récapitulez les informations de salaire et de déduction pour chaque employé dans un registre de paie, que vous pouvez ensuite résumer pour créer également une entrée de journal pour enregistrer la paie. Ce document est automatiquement créé par tous les progiciels de paie.
Imprimer les chèques de paie . Imprimez les chèques de paie des employés en utilisant les informations du registre de paie. Vous détaillez normalement le salaire brut, les retenues et le salaire net dans un avis de versement qui accompagne le chèque de paie.
Payez par dépôt direct . Avisez votre processeur de dépôt direct du montant de tout paiement par dépôt direct et émettez des avis de versement aux employés pour ces paiements.
Émettre des chèques de paie . Demandez à un payeur d'émettre des chèques de paie aux employés, exigeant l'identification des employés s'il y a un grand nombre d'employés.
Dépôt de taxes retenues . Déposez toutes les retenues sur la masse salariale et les impôts compensés par l'employeur auprès d'une banque autorisée à traiter ces transactions.
Écritures au journal de paie
L'écriture de journal principale pour la paie est l'écriture de niveau récapitulatif qui est compilée à partir du registre de paie et qui est enregistrée soit dans le journal de paie, soit dans le grand livre. Cette entrée comprend généralement des débits pour les dépenses directes de main-d'œuvre, les salaires et la part de l'entreprise des charges sociales. Il y aura également des crédits à un certain nombre de comptes, chacun détaillant la responsabilité pour les charges sociales qui n'ont pas été payées, ainsi que pour le montant en espèces déjà payé aux employés pour leur salaire net. L'entrée de base (en supposant qu'il n'y ait pas de ventilation supplémentaire des débits par service individuel) est:
