Le catalogue d'achat en ligne

Lorsqu'un employé souhaite acheter quelque chose, l'approche traditionnelle consiste à remplir un formulaire de demande d'achat et à l'envoyer au service des achats. Le personnel des achats recherche où il peut obtenir l'article demandé au prix le plus bas, puis émet une commande d'achat au client sélectionné. Une fois que le fournisseur a livré les marchandises et émis une facture, le personnel des comptes fournisseurs de l'entreprise doit faire correspondre la facture au bon de commande et à la preuve de réception, puis émet un paiement. Ce processus est extrêmement lourd, qui peut être évité grâce à l'utilisation d'un catalogue d'achat électronique.

Lorsque les employés ont accès à un catalogue d'achat en ligne, ils peuvent consulter une liste normalisée de produits qui ont été examinés et approuvés à l'avance par le personnel des achats, et passer des commandes via le système. Le système crée ensuite un bon de commande électronique et le transmet au fournisseur indiqué, accompagné d'une autorisation d'achat globale pré-approuvée. Une fois que le fournisseur a transmis les marchandises demandées à l'entreprise, le personnel de réception appelle la commande sur un poste de travail et vérifie que l'article commandé a été exécuté. Le système marque ensuite le personnel des comptes fournisseurs pour payer le fournisseur.

En utilisant un catalogue d'achat en ligne, les avantages suivants sont réalisés:

  • Paperasse . Tous les documents utilisés en interne pour demander, commander et payer des achats sont éliminés.
  • Achats concentrés . La plupart des achats sont acheminés vers un petit nombre de fournisseurs présélectionnés, ce qui signifie que l'entreprise peut être éligible à des remises sur volume.

Cependant, une certaine programmation du système peut être nécessaire pour mettre en place des achats en ligne, et des bons de commande globaux doivent être établis à l'avance, ce qui en fait une solution moins rentable pour les petites entreprises. En outre, cela fonctionne mieux pour les achats accessoires, plutôt que pour l'acquisition de matières premières, ce qui peut nécessiter un système de gestion des matières plus détaillé.

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