Vérifier les paiements par fax

Il peut être extrêmement difficile d'extraire un chèque de paiement d'un client, surtout si le vendeur souhaite une livraison immédiate qui coûtera au client des frais de livraison de nuit. Une alternative consiste à demander au client de faxer ou d'envoyer par courrier électronique une image numérisée d'un chèque rempli et signé au vendeur, puis de suivre les étapes suivantes:

• Procurez-vous un logiciel d'impression de chèques, disponible auprès de nombreuses entreprises (recherchez «logiciel de chèque par télécopie» sur un moteur de recherche Internet).
• Entrez les informations du chèque dans le logiciel.
• Imprimez le chèque en utilisant du papier de sécurité pour chèque, qui peut être obtenu dans un magasin de fournitures de bureau local. Utilisez l'encre d'imprimante standard, pas l'encre spéciale de reconnaissance de caractères à encre magnétique (MICR) utilisée par les banques. Le logiciel d'impression de chèques comprendra le texte suivant à la place de la ligne de signature:

SIGNATURE NON REQUISE

Le bénéficiaire doit vous tenir indemne du paiement de ce document

L'absence d'endossement est garantie par la banque du bénéficiaire.

• Déposez le chèque à la banque de l'entreprise. Cela peut nécessiter un traitement manuel par un caissier de banque, car les scanners de chèques de la banque ne détecteront aucun encodage MICR sur le chèque.
• Conservez une copie du chèque faxé ou envoyé par courrier électronique, comme preuve que le client a autorisé le paiement.

Une alternative consiste à obtenir les informations requises pour un paiement par chèque par téléphone, mais cela ne prouve pas que le client a accepté d'effectuer le paiement. De plus, il est plus facile de se tromper en écrivant des informations obtenues par téléphone. Par conséquent, cette approche n'est pas recommandée.

Une autre option consiste à envoyer au client un formulaire à remplir qui comprend toutes les informations normalement présentes sur un chèque, ainsi qu'une ligne de signature d'autorisation. Cela doit être accompagné d'un chèque annulé, afin que le vendeur puisse référencer un numéro de chèque.

Le résultat final de ce processus est l'élimination complète du courrier flottant du processus de collecte. Cette approche prend du temps, mais est gratuite pour le client, qui peut trouver une alternative intéressante par rapport au paiement d'une livraison le lendemain.

Si vous choisissez d'utiliser cette approche pour collecter des fonds, assurez-vous de bien documenter les mesures prises, ainsi que l'autorisation donnée par le client, afin d'avoir une preuve disponible si le client conteste le paiement.