Le processus d'approbation des factures

Les approbations doivent être évitées autant que possible dans le processus des comptes fournisseurs. Il y a un goulot d'étranglement important lié à l'attente d'un responsable pour approuver une facture, alors utilisez autant d'autres alternatives que possible. Par exemple:

• Utilisez le bon de commande comme approbation . Si le service des achats a déjà émis un bon de commande, le bon de commande lui-même doit être une preuve suffisante qu'une facture peut être payée.

• Éliminez les approbations pour les petites quantités . Établissez un montant de facture seuil, au-dessous duquel aucune approbation n'est nécessaire.

• Utilisez des approbations négatives . Envoyez une copie de la facture à un approbateur, avec des instructions pour ne répondre qu'en cas de problème avec la facture. Le personnel des comptes fournisseurs supposera que toutes les autres factures ont été approuvées par défaut.

• Obtenez les approbations en personne . S'il est absolument nécessaire d'obtenir une approbation, demandez à un comptable de remettre la facture en main propre, de répondre aux questions posées par l'approbateur et de rapporter la facture signée. Cela prend du temps, mais garantit que les factures seront retournées en temps opportun.